Cześć! 😉 Na co dzień zajmuję się e-mail marketingiem i automatyzacją marketingu. Wdrażam małym i średnim firmom narzędzia marketingowe i systemy CRM. Przez ostatnie dwa lata mam styczność z Firmao z mniejszymi i większymi przerwami, bo korzystam z niego zarówno sam, jak i pomagam klientom w jego wdrożeniu.
Jeśli trafiłeś na ten artykuł, to prawdopodobnie zastanawiasz się czy Firmao CRM to dobry wybór dla Twojej firmy. Rozumiem to, bo sam stałem przed taką decyzją, a potem pomagałem ją podejmować innym. Napisałem tę recenzję, żeby Ci to ułatwić.
W środku znajdziesz moją szczerą opinię po dwóch latach używania. Opowiem jak Firmao sprawdza się w codziennej pracy, przejdę przez kluczowych funkcji, rozbiorę na części każdy plan cenowy i pomogę Ci wybrać ten, który ma sens w Twojej firmie.
Opiszę też dodatkowe koszty, o których mało kto wspomina w swoich recenzjach, a które potrafią podnieść miesięczny rachunek.
Nie zabraknie też wad Firmao i rzeczy, które mnie irytują. Nie piszę tego artykułu po kilku dniach testowania. Piszę go po dwóch latach pracy z tym systemem, u siebie i u klientów.
Nie chciałem opierać tej recenzji wyłącznie na własnym doświadczeniu, dlatego prześledziłem opinie o Firmao na Google, Trustpilot, branżowych portalach recenzujących CRM-y oraz grupach na Facebooku, w których przedsiębiorcy wymieniają się opiniami.
Ogólny obraz jest pozytywny. Średnia ocena Firmao w Google to 4,5/5, a w niezależnych rankingach branżowych system regularnie zbiera 4,6–4,7 na 5. W pozytywnych opiniach powtarzają się trzy rzeczy: duża ilość funkcji w jednym narzędziu (CRM + fakturowanie + magazyn + projekty), bezpłatne wsparcie techniczne po polsku oraz sporo integracji przez Zapier, Make i otwarte API. Punkt o supporcie pojawia się niemal w każdej recenzji i mogę go potwierdzić – odpowiedzi przychodzą szybko i konkretnie.
A co powtarza się w negatywnych opiniach? Negatywne opinie o Firmao najczęściej dotyczą trzech kwestii: interfejs bywa początkowo nieintuicyjny i wymaga kilku dni oswajania, aplikacja mobilna ma ograniczenia przy bardziej złożonych zadaniach, a najniższy plan cenowy jest dosyć okrojony z funkcji. Wszystkie te uwagi są uzasadnione, ale moim zdaniem żadna nie dyskwalifikuje systemu.
No dobra ale, co Ci po opiniach innych ludzi? Są przydatne, ale nic nie zastąpi własnego testu. Firmao oferuje 14-dniową bezpłatną wersję testową z pełnym dostępem do wszystkich funkcji, bez podawania danych karty. Załóż konto, dodaj kilku klientów, wystaw przykładową fakturę i przeklikaj się przez moduły – po godzinie będziesz wiedzieć więcej niż po przeczytaniu dziesięciu recenzji, w tym tej… Serio.
Kim jestem i dlaczego moje zdanie może Ci się przydać...
Zanim przejdę do samego systemu Firmao, chcę żebyś wiedział z jakiej perspektywy piszę tę recenzję. Nie jestem kolejnym blogerem, który założył konto testowe, poklikał przez tydzień i napisał artykuł. Na co dzień pomagam firmom uporządkować ich procesy biznesowe, marketingowe i sprzedażowe. Wybieram dla nich narzędzia, konfiguruję je i szkolę zespoły.
Z Firmao miałem do czynienia w kilku różnych kontekstach. Wdrażałem system Firmao CRM klientom z branży usługowej i handlowej. Sam korzystałem z niego do zarządzania relacjami z klientami i fakturowania. Widziałem jak radzi sobie w firmie zatrudniającej 5 osób i w takiej, gdzie pracuje ich 20. Mam więc dość szerokie spojrzenie na to, co ten system CRM potrafi, a gdzie ma swoje ograniczenia.
To co wyróżnia moją perspektywę, to fakt, że na co dzień pracuję z narzędziami do e-mail marketingu i automatyzacji. Wiem jak powinien wyglądać dobrze skonfigurowany system CRM, który wspiera sprzedaż i marketing jednocześnie.
I właśnie przez ten pryzmat będę oceniał Firmao.
Czym właściwie jest Firmao?
Firmao to polski system CRM z rozbudowanymi funkcjami ERP, który działa w przeglądarce internetowej. Stoi za nim firma z Łodzi, a pierwsza wersja online systemu pojawiła się pod koniec 2010 roku. System jest hostowany na serwerach Amazona (AWS), co oznacza dobre bezpieczeństwo i stabilność działania.
Ale co to właściwie oznacza w praktyce? W największym skrócie: Firmao próbuje być jednym narzędziem do (prawie) wszystkiego. Masz tu system CRM do zarządzania relacjami z klientami, moduł fakturowania, zarządzanie magazynem, projekty i zadania, ewidencję czasu pracy, livechat na stronę, callback, integrację z pocztą e-mail i telefonią VoIP. W najwyższym planie dochodzi jeszcze automatyzacja marketingu, sekwencje e-mail, asystent AI i integracje z WhatsApp, Facebook Messenger czy Microsoft Teams.
Brzmi jak dużo? Bo to jest dużo. I właśnie ta wszechstronność jest jednocześnie największą zaletą i pewnym wyzwaniem Firmao. Ale o tym za chwilę…
System jest skierowany przede wszystkim do małych i średnich przedsiębiorstw. Z mojego doświadczenia najlepiej sprawdza się w firmach usługowych, handlowych i e-commerce, które potrzebują czegoś więcej niż prostego CRM-a, ale nie chcą (albo nie mogą) wdrażać osobnych narzędzi do fakturowania, magazynu, zarządzania projektami i obsługi klienta.
Żeby nie tracić twojego czasu:
- Bezpłatną wersją testową modułu CRM od Firmao masz tutaj.
- Jeśli chcesz przetestować moduł ERP i magazynu to znajdziesz go tutaj.
- Moduł zarządzania projektami i zadaniami możesz sprawdzić tutaj.
- Moduł fakturowania w Firmao możesz przetestować tutaj.
- A jeśli chcesz przetestować moduł do ofertowania to masz go tutaj.
Dobra, lecimy teraz z moją recenzją Firmao po dwóch latach styczności.
Pierwsze wrażenie kontra rzeczywistość po kilku miesiącach użytkowania
Moje zdanie o Firmao zmieniało się z każdym tygodniem. To jeden z tych systemów, które trzeba dać sobie czas żeby poznać, bo pierwsze wrażenie nie oddaje pełnego obrazu. Opowiem Ci jak to wyglądało u mnie.
Jak wygląda pierwsze logowanie
Pamiętam swoje pierwsze logowanie do Firmao. System od razu uruchamia samouczek, który krok po kroku prowadzi przez podstawowe funkcje. Można wybrać jedną z kilkunastu skórek wizualnych i dostosować wielkość czcionki. To miły gest, bo pokazuje że twórcy myślą o wygodzie użytkowania.
Moje pierwsze wrażenie? DUŻO opcji. Naprawdę DUŻO.
Interfejs nie jest brzydki, ale nie jest też tak nowoczesny jak w przypadku zachodnich CRM-ów typu Pipedrive czy HubSpot. Wygląda raczej jak solidne, funkcjonalne narzędzie do pracy niż jak aplikacja, która chce wygrać konkurs na design. Sami producenci reklamują, że Firmao oferuje intuicyjny interfejs, ale uczciwie trzeba powiedzieć, że ten intuicyjny interfejs ujawnia się dopiero po kilku dniach używania.
I szczerze mówiąc, po kilku tygodniach to przestaje mieć znaczenie, bo człowiek przyzwyczaja się i zaczyna doceniać to, że wszystko jest pod ręką.
Pierwszy tydzień to trochę walka...
Nie dlatego, że system jest źle zaprojektowany, ale dlatego, że jest go po prostu dużo.
Trzeba się nauczyć gdzie co jest, jak działają poszczególne moduły, jak je ze sobą połączyć. Ale gdzieś po drugim, trzecim tygodniu coś się zmienia. Zaczynasz łapać logikę systemu i nagle okazuje się, że rzeczy, które wcześniej robiłeś w trzech osobnych narzędziach, teraz robisz w jednym. Wtedy zaczynasz rozumieć, że Firmao oferuje intuicyjny interfejs, tyle że jego intuicyjny interfejs ujawnia się dopiero gdy oswoisz się z logiką całego systemu.
Moment, w którym naprawdę doceniłem Firmao
Ten moment nastąpił po kilku miesiącach. Wystawiłem fakturę dla klienta, która automatycznie powiązała się z jego kartą w CRM, a ja mogłem od razu zobaczyć całą historię współpracy, wszystkie maile, zadania i dokumenty. W jednym miejscu. Bez przeskakiwania między zakładkami i narzędziami. Dopiero wtedy zrozumiałem, że Firmao oferuje intuicyjny interfejs w swoim własnym sensie – nie taki, który rozumiesz w 5 minut, ale taki, który po oswojeniu pozwala pracować bardzo szybko.
To nie znaczy, że wszystko jest idealne.
Są momenty frustracji, zwłaszcza gdy szukasz jakiejś funkcji i nie możesz jej znaleźć, bo jest schowana w miejscu, którego się nie spodziewasz. Niektóre ustawienia wymagają kilku kliknięć więcej niż powinny.
Ale ogólnie, im dłużej pracujesz z Firmao, tym bardziej je doceniasz.
Moduły Firmao, które naprawdę działają dobrze
Firmao ma naprawdę sporo modułów i nie wszystkie są równie mocne. Poniżej opisuję te, które w codziennej pracy i we wdrożeniach u klientów sprawdzają się najlepiej.
CRM i zarządzanie kontaktami
To serce systemu i jednocześnie jego najsilniejsza strona. Baza kontaktów w Firmao jest naprawdę dobrze przemyślana i zapewnia wszystkie podstawowe funkcje potrzebne do skutecznego zarządzania relacjami z klientami. Możesz importować dane z pliku CSV, co ułatwia migrację z innego systemu. System jest zintegrowany z bazą GUS, więc wystarczy wpisać NIP firmy, a reszta danych uzupełni się automatycznie. To ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza gdy budujesz bazę od zera.
Każdy kontakt ma swoją kartę, na której widzisz pełną historię interakcji. Maile, telefony, spotkania, faktury, zadania. Klientów można grupować według własnych kategorii i przypisywać do konkretnych handlowców. System pozwala przeglądać dane klientów na podstawie różnych kryteriów, co znacznie ułatwia segmentację bazy i planowanie działań sprzedażowych. To też solidna podstawa dla skutecznego zarządzania relacjami w dłuższej perspektywie.
W planach Professional i wyższych masz też szanse sprzedaży (pipeline), co pozwala śledzić na jakim etapie procesu sprzedażowego jest każda potencjalna transakcja. Szanse sprzedaży w Firmao mają klasyczny widok tablicy Kanban, więc widzisz w jednym miejscu, które transakcje są na etapie negocjacji, a które blisko zamknięcia.
Z rzeczy, które mi się szczególnie podobają: automatyczne tworzenie firm i kontaktów z e-maili (od planu Professional). Jeśli ktoś pisze do Ciebie po raz pierwszy, Firmao potrafi na tej podstawie utworzyć nowy wpis w bazie. To eliminuje ręczne przepisywanie danych i naprawdę przyspiesza pracę. Dzięki funkcjom automatyzacji w zarządzaniu danymi klientów oszczędzasz sporo godzin w miesiącu.
Pełny moduł CRM od Firmao można przetestować bezpłatnie tutaj.
Fakturowanie i dokumenty finansowe
Moduł fakturowania to jedna z tych rzeczy, przez które wiele firm wybiera Firmao zamiast osobnego programu do faktur. Masz tu możliwość wystawiania faktur VAT, rachunków, paragonów, not księgowych i faktur korygujących. Edytowalne szablony faktur są dostępne od planu Professional, więc możesz dodać logo firmy i dostosować wygląd do swoich potrzeb.
Co ważne: Firmao ma integrację z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur), co jest dostępne we wszystkich planach, łącznie ze Standard. Biorąc pod uwagę, że KSeF staje się obowiązkowy, to spora zaleta.
System obsługuje też automatyczne cykliczne generowanie faktur (od planu Professional). Jeśli masz klientów na stałych umowach, możesz ustawić żeby Firmao co miesiąc automatycznie wystawiało i wysyłało im faktury. Takie automatyczne generowanie faktur to spora oszczędność czasu i minimalizacja błędów przy powtarzalnych rozliczeniach. W planie Professional i wyższych masz również generowanie plików JPK VAT, co przydaje się przy rozliczeniach podatkowych i usprawnia procesy księgowe.
Połączenie fakturowania z CRM to coś, czego brakuje w wielu dedykowanych systemach do faktur. W Firmao faktura jest od razu powiązana z konkretnym klientem i widoczna na jego karcie. Możesz śledzić statusy płatności bez konieczności przeskakiwania do innego programu.
Moduł fakturowania w Firmao można sobie przetestować bezpłatnie tutaj.
Zadania, projekty i kalendarz
Moduł zarządzania projektami i zadaniami jest solidny. Masz tu widok Kanban (tablicę z kolumnami, jak w Trello) i wykresy Gantta (od planu Professional), które pozwalają na efektywne zarządzanie projektami oraz bieżące monitorowanie postępów projektów. Te dwa widoki razem zapewniają naprawdę efektywne zarządzanie na co dzień – Kanban sprawdza się w pracy operacyjnej, a Gantt przy planowaniu dłuższych projektów.
Dwustronna synchronizacja z kalendarzem Google i Outlook Calendar jest dostępna od planu Enterprise, co w praktyce oznacza, że spotkania wpisane w Firmao pojawiają się od razu w Twoim kalendarzu i odwrotnie. Dzięki temu możesz płynnie planować spotkania oraz planować działania całego zespołu w jednym miejscu.
Ewidencja czasu pracy to dodatkowy bonus, szczególnie przydatny w firmach usługowych, które rozliczają się z klientami na godziny. Możesz rejestrować czas spędzony na poszczególnych zadaniach i potem wykorzystać te dane do fakturowania. To ułatwia też pracę zespołu i pozwala tworzyć zadania powiązane bezpośrednio z projektem oraz przypisywać je do odpowiednich działów w firmie. Przy większej pracy zespołu widać wyraźnie, kto nad czym aktualnie pracuje.
Czy ten moduł zastąpi dedykowane narzędzie do zarządzania projektami typu Asana czy Monday? Przy dużych, złożonych projektach z wieloma zależnościami i zespołami, pewnie nie. Ale dla firmy, która potrzebuje śledzić zadania i pilnować terminów w ramach normalnej pracy operacyjnej, w zupełności wystarczy.
Moduł zarządzania projektami w Firmao można przetestować tutaj.
Magazyn i ERP
Obsługa magazynu jest dostępna od planu Professional (podstawowa) i pełna od Enterprise. W wersji Enterprise masz wielomagazynowość, rezerwację produktów, kompletację z półproduktów, historię stanów magazynowych, zarządzanie obiegiem dokumentów magazynowych i integracje z platformami e-commerce.
Muszę być tutaj szczery: moduł magazynowy to nie jest rozwiązanie klasy dużego WMS. Firmao działa bardziej jak system CRM z małym narzędziem ERP na pokładzie – nie odczytuje produktów ze skanera (choć współpracuje z drukarką fiskalną od planu Enterprise), nie obsługuje bardzo złożonej logistyki. Natomiast dla firmy handlowej, która sprzedaje na Allegro, przez Shoper czy WooCommerce i potrzebuje pilnować stanów magazynowych, to jest naprawdę dobre rozwiązanie.
Integracje z Allegro, Shoper, PrestaShop, WooCommerce, IdoSell i BaseLinker (dostępne od Enterprise) pozwalają na synchronizację zamówień i stanów magazynowych. To oznacza, że nie musisz ręcznie aktualizować ilości produktów po każdym zamówieniu. Dla firm e-commerce to ogromna oszczędność czasu, eliminacja błędów i minimalizację przestojów w obsłudze sprzedaży.
Moduł do zarządzania magazynem i ERP w Firmao można przetestować tutaj.
E-mail marketing i automatyzacja w Firmao – tutaj mówię jako specjalista
To jest sekcja, na której zależy mi najbardziej, bo oceniam te funkcje z perspektywy osoby, która na co dzień pracuje z narzędziami do e-mail marketingu. I będę szczery: odpowiedź na pytanie „czy Firmao wystarczy do e-mail marketingu?” brzmi to zależy kto pyta.
Co dokładnie dostajesz w poszczególnych planach
W planie Professional masz szablony e-mail i autoresponder. To pozwala na wysyłanie spersonalizowanych wiadomości i ustawianie automatycznych odpowiedzi. Od planu Enterprise dochodzą kampanie e-mailowe i telefoniczne, a w Supreme masz pełną automatyzację marketingu i sekwencje e-mail.
Sekwencje e-mail w planie Supreme to w praktyce możliwość ustawienia serii wiadomości, które wysyłają się automatycznie do nowych leadów. Możesz np. ustawić, że po dodaniu kontaktu do bazy, po jednym dniu dostaje maila powitalnego, po trzech dniach ofertę, a po tygodniu follow-up.
To podstawa automatyzacji marketingu i cieszę się, że Firmao to wprowadziło.
Automatyzacja procesów marketingowych (też Supreme) pozwala na bardziej złożone scenariusze, np. automatyczne działania w zależności od zachowania kontaktu, co wspiera dalsze działania sprzedażowe.
Dla kogo to wystarczy, a dla kogo nie
Jeśli prowadzisz małą firmę i potrzebujesz wysyłać podstawowe maile do klientów, robić follow-upy i mieć proste sekwencje powitalne, to Firmao w planie Supreme Ci wystarczy. Masz wszystko w jednym miejscu, dane klientów są pod ręką i nie musisz płacić za osobne narzędzie.
Natomiast jeśli e-mail marketing jest kluczowym elementem Twojej strategii, jeśli potrzebujesz zaawansowanej segmentacji, testów A/B, rozbudowanych landing page’ów, szczegółowych raportów dostarczalności i setek szablonów, to Firmao nie zastąpi dedykowanych platform.
Narzędzia takie jak MailerLite, GetResponse czy ActiveCampaign nadal będą lepszym wyborem do samego e-mail marketingu. Ale uwaga, te narzędzia nie dadzą Ci z kolei CRM-a, fakturowania i magazynu.
Co zalecam swoim klientom
W praktyce często zalecam rozwiązanie hybrydowe: Firmao jako główny CRM i system operacyjny firmy, a do niego osobne narzędzie do e-mail marketingu podłączone przez Zapier lub Make. Dzięki temu masz najlepsze z obu światów. Firmao odpowiada za kontakty, sprzedaż, faktury i operacje, a dedykowane narzędzie zajmuje się profesjonalnym e-mail marketingiem.
Warto dodać, że Firmao w każdym planie posiada integrację z pocztą e-mail, co oznacza, że cała korespondencja z klientem jest widoczna na jego karcie w CRM. To nie jest to samo co e-mail marketing, ale w codziennej pracy sprzedażowej jest niezwykle przydatne i usprawnia kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami.
Integracje – co działa, a co jest bardziej na papierze
Firmao chwali się ponad 1000 integracji z innymi narzędziami.
Brzmi imponująco, ale trzeba to rozbić na części, bo te liczby mogą być mylące.
Zapier i Make, czyli skąd się bierze ten "tysiąc integracji"
Duża część tych integracji pochodzi z Zapier i Make (dawny Integromat), które są dostępne od planu Enterprise. To w praktyce oznacza, że możesz podłączyć Firmao do praktycznie każdego popularnego narzędzia i zintegrować system CRM Firmao z systemami zewnętrznymi.
Używam tego regularnie i mogę potwierdzić, że działa dobrze. Synchronizacja kontaktów między Firmao a innymi systemami, automatyczne tworzenie zadań, przesyłanie danych z formularzy, to wszystko funkcjonuje bez większych problemów.
Natywne integracje, które naprawdę działają
Z natywnych integracji, które sprawdzają się dobrze w praktyce, mogę wymienić: integrację z pocztą e-mail (wszystkie plany), integrację z telefonią VoIP (od Professional), kalendarzem Google i Outlook (od Enterprise), platformy e-commerce czyli Allegro, Shoper, WooCommerce, PrestaShop, IdoSell (od Enterprise) oraz systemy księgowe jak Symfonia czy Comarch (od Enterprise).
Integracja z telefonią VoIP w Firmao daje Ci m.in. automatyczne przekierowywanie rozmów do odpowiednich działów, co znacznie usprawnia pracę działu sprzedaży i obsługi klienta.
Integracja z WhatsApp, Facebook Messenger i Microsoft Teams pojawiła się w planie Supreme i to naprawdę fajny kierunek. W praktyce pozwala to na obsługę klienta z różnych kanałów komunikacji w jednym miejscu. Nie jest to jeszcze na poziomie dedykowanych platform do obsługi wielokanałowej, ale dla małej i średniej firmy w zupełności wystarczy.
Dostęp do API i o czym warto wiedzieć
Dostęp do API jest w każdym planie, ale w Standard i Professional to dodatkowy koszt (równy cenie licencji Professional). Od Enterprise API jest w cenie (przy 10 licencjach Enterprise lub 5 licencjach Supreme). Jeśli planujesz budować własne integracje lub podłączyć Firmao do wewnętrznych systemów, warto to uwzględnić w budżecie.
Jedna rzecz, na którą warto zwrócić uwagę: nie każda integracja wymieniona na stronie Firmao jest integracją natywną, typu „kliknij i działa”. Część z nich wymaga konfiguracji przez Zapier/Make albo nawet pracy z API. Nie jest to wada samego Firmao, ale warto o tym wiedzieć żeby nie zakładać, że wszystko podłączysz w pięć minut.
Livechat, Callback i obsługa klienta na stronie
Livechat i Callback to funkcje dostępne od planu Professional. W praktyce oznacza to, że możesz umieścić na swojej stronie internetowej widget do czatu na żywo i formularz oddzwonienia. Obie funkcje są wbudowane w system, więc nie musisz instalować żadnych zewnętrznych wtyczek ani płacić za osobne narzędzie.
Jak działa Livechat w Firmao?
Klient wchodzi na Twoją stronę, klika w widget czatu i pisze wiadomość.
Ty odpowiadasz z poziomu Firmao. Rozmowa jest automatycznie przypisywana do kontaktu w CRM (jeśli klient podał dane), więc cała historia komunikacji zostaje w jednym miejscu. Od planu Enterprise masz też szablony livechat, co przyspiesza odpowiadanie na powtarzające się pytania.
Jak działa Callback?
Klient zostawia na stronie swój numer telefonu, a system umożliwia automatyczne przekierowywanie rozmów do konkretnym działom lub konkretnego pracownika. Proste, ale skuteczne. Nie trzeba tego jakoś specjalnie konfigurować i działa od razu po uruchomieniu.
Czy to wystarczy zamiast dedykowanego narzędzia?
Powiem szczerze: jeśli porównasz livechat w Firmao z dedykowanymi platformami typu LiveChat, Intercom czy Tidio, to różnica jest wyraźna. Brakuje tu chatbotów, zaawansowanego routingu rozmów, szczegółowych analityk odwiedzających stronę i wielu innych rzeczy, do których te specjalizowane narzędzia przyzwyczajają.
Natomiast jeśli prowadzisz firmę, w której obsługa czatu to kilka do kilkunastu rozmów dziennie i nie potrzebujesz automatyzowania odpowiedzi przez boty, to livechat w Firmao zrobi swoją robotę. Największa zaleta? Każda rozmowa jest od razu w CRM, powiązana z konkretnym klientem. Nie tracisz kontekstu, nie gubisz wiadomości i nie musisz ręcznie przepisywać ustaleń z czatu do osobnego systemu. Przy takich narzędziach jak Tidio czy LiveChat trzeba to robić osobno albo ustawiać integrację, co jest dodatkową pracą.
Funkcje AI w Firmao – co potrafią, a czego nie (jeszcze)
Firmao w planie Supreme oferuje kilka funkcji opartych na sztucznej inteligencji. Warto je omówić, bo to stosunkowo nowy element systemu i mało kto o nim pisze konkretnie. Warto też dodać, że generowanie maili z użyciem AI jest dostępne we wszystkich planach, łącznie ze Standard. Natomiast pełen zestaw funkcji AI dostajesz dopiero w Supreme.
Asystent AI i generowanie maili
Asystent AI potrafi generować treści maili na podstawie kontekstu rozmowy. W praktyce oznacza to, że możesz jednym kliknięciem otrzymać propozycję odpowiedzi na maila od klienta. Działa to przyzwoicie przy prostych, standardowych wiadomościach.
Przy bardziej złożonych tematach wynik wymaga edycji, ale i tak oszczędza czas. Sam generuję w ten sposób wstępne wersje follow-upów i potwierdzeń spotkań. Potem poprawiam ton i szczegóły, ale szkielet mam gotowy w kilka sekund.
Transkrypcja i podsumowanie rozmów
Ta funkcja automatycznie zamienia nagranie rozmowy telefonicznej (przez VoIP) na tekst i generuje krótkie podsumowanie najważniejszych ustaleń. To naprawdę przydatne, bo nie musisz ręcznie notować co zostało powiedziane podczas rozmowy. Wszystko jest zapisane przy kontakcie. Wyobraź sobie, że rozmawiasz z klientem o warunkach współpracy, a po zakończeniu rozmowy masz od razu spisane kluczowe punkty. Dla handlowców, którzy prowadzą kilkanaście rozmów dziennie, to ogromna oszczędność.
Auto uzupełnianie danych kontaktowych
System próbuje sam znaleźć i uzupełnić brakujące informacje o kontakcie, takie jak branża, adres strony internetowej czy dodatkowe dane kontaktowe. Nie zawsze trafia idealnie, ale w większości przypadków uzupełnia przynajmniej część danych, które normalnie trzeba by wpisać ręcznie. Przy budowaniu bazy kontaktów od zera to zauważalna pomoc w zarządzaniu danymi klientów.
Podsumowanie działań z klientem
To możliwość szybkiego wygenerowania streszczenia całej historii współpracy z danym klientem. Przydaje się szczególnie w dwóch sytuacjach: gdy przejmujesz kontakt od kolegi i musisz szybko wejść w temat, albo gdy wracasz do klienta po dłuższej przerwie i nie pamiętasz szczegółów ostatnich ustaleń. Zamiast przeklikiwać się przez dziesiątki maili i notatek, dostajesz zwięzłe podsumowanie z najważniejszymi i najbardziej potrzebnych informacji.
Moja szczera ocena funkcji AI w Firmao
Te funkcje są przydatne na co dzień, ale to na pewno nie jest poziom zaawansowanych platform AI typu Salesforce Einstein. Firmao nie oferuje predykcyjnego scoringu leadów, nie przewidzi które transakcje mają największe szanse powodzenia, nie zoptymalizuje za Ciebie lejka sprzedażowego.
Funkcje AI w Firmao to raczej kategoria „praktyczne ułatwienia”, które oszczędzają czas na rutynowych czynnościach. Generowanie maili, transkrypcja rozmów, uzupełnianie danych, to wszystko drobne rzeczy, ale gdy robisz je kilkadziesiąt razy w tygodniu, oszczędność się sumuje. I w kontekście małej czy średniej firmy to naprawdę wystarczy! Nikt nie potrzebuje AI za tysiące dolarów miesięcznie, żeby obsłużyć 200 klientów.
Ile kosztuje Firmao CRM – cennik i czy warto?
Firmao oferuje cztery plany cenowe, a ceny zależą od długości abonamentu. Im dłużej się zobowiążesz, tym mniej płacisz. Dostępne są abonamenty na 1, 3, 6 i 12 miesięcy. Oszczędność przy płatności rocznej sięga do 26%.
Poniżej podaję ceny netto za jednego użytkownika miesięcznie na podstawie cen, które udało mi się potwierdzić z wielu źródeł. To najczęściej zadawane pytanie na temat Firmao CRM, więc rozbiorę je szczegółowo.
Plan Standard – od 49 zł netto/mies.
Cena przy abonamencie rocznym: 49 zł/mies.
Cena przy abonamencie miesięcznym: 64 zł/mies. Ten plan to absolutne minimum. Dostajesz w nim podstawowe funkcje: CRM do zarządzania relacjami z klientami, integrację z KSeF, integrację z pocztą e-mail, fakturowanie (faktury VAT, rachunki, paragony, noty księgowe), kalendarz z zadaniami i projektami, raporty, oferty i zamówienia.
Dodatkowo masz 2GB dysku na pliki, aplikację mobilną Firmao na iOS i Androida, przypomnienia o terminach, OCR do automatyzacji obsługi faktur, dwuetapową weryfikację dostępu (2FA) oraz bezpłatne wsparcie techniczne od poniedziałku do piątku (e-mail i czat). Jak na ten przedział cenowy, bezpłatne wsparcie techniczne jest bardzo przyzwoite – nie musisz dopłacać, żeby dostać sensowną pomoc.
Standard sprawdzi się u freelancera albo w bardzo małej firmie, która potrzebuje tylko CRM-a, faktur i kalendarza.
Plan Professional – od 79 zł netto/mies.
Cena przy abonamencie rocznym: 79 zł/mies.
Cena przy abonamencie miesięcznym: 103 zł/mies. To wszystko co w Standard, plus: bezpośrednie połączenie z kontem bankowym, definiowanie i wyświetlanie pól dodatkowych, Chat, Livechat i Callback na stronie, edytowalne szablony faktur, ofert i umów, szablony e-mail i autoresponder.
Oprócz tego masz 10GB dysku na pliki, integrację z telefonią VoIP, automatyczne generowanie faktur cykliczne, grupy cenowe i ceny indywidualne, szanse sprzedaży (pipeline), obsługę JPK VAT, diagramy Gantta i Kanban oraz plany sprzedaży umożliwiające śledzenie wyników sprzedaży w czasie.
Dla firm, które poważnie traktują szanse sprzedaży i chcą widzieć realny obraz lejka, to moment, w którym Firmao zaczyna się naprawdę opłacać.
Moim zdaniem to najlepszy stosunek ceny do funkcji dla większości małych i średnich firm usługowych i handlowych.
Plan Enterprise – od 129 zł netto/mies.
Cena przy abonamencie rocznym: 129 zł/mies.
Cena przy abonamencie miesięcznym: 169 zł/mies. To wszystko co w Professional, plus: integracja z kalendarzem Google i Outlook, kampanie e-mailowe i telefoniczne, obsługa wysyłki SMS, integracje z platformami e-commerce (Allegro, Shoper, WooCommerce, PrestaShop, IdoSell), integracje z systemami księgowymi (Symfonia, Comarch).
Do tego masz integracje z systemami kurierskimi, integrację z mapami, pełny moduł ERP/WMS z wielomagazynowością, integrację z drukarką fiskalną, integrację z Zapier, panel klienta, automatyzację procesów, zaawansowane narzędzia do analizy danych i wykresów, nieograniczoną przestrzeń na pliki oraz rozszerzone wsparcie techniczne 8-16 od poniedziałku do piątku (e-mail, telefon i czat).
Automatyzacja procesów w planie Enterprise znacząco redukuje liczbę ręcznych czynności – system sam wykonuje wiele kroków, które wcześniej trzeba było klikać. Do tego dochodzą zaawansowane funkcje raportowe, z których korzystają większe firmy przy analizy danych sprzedażowych.
Typowy profil to firma handlowa lub e-commerce, która potrzebuje magazynu, integracji z Allegro/sklepem internetowym i automatyzacji procesów.
Plan Supreme – od 199 zł netto/mies.
Cena przy abonamencie rocznym: 199 zł/mies.
To wszystko co w Enterprise, plus: możliwość doprogramowania funkcjonalności na zamówienie (dodatkowo płatne), sekwencje e-mail, asystent AI, transkrypcja i podsumowanie rozmów z AI, podsumowanie działań z klientem AI, automatyczne uzupełnianie danych kontaktowych z użyciem AI, automatyzacja marketingu.
Dodatkowo jest tu integracja z Facebook Messenger, integracja z WhatsApp, integracja z Microsoft Teams, terminarz wydarzeń, moduł automatyzacji „Fragmenty tekstów”, zwiększone limity (3 konta e-mail na licencję, więcej OCR, więcej leadów odwiedzających stronę) oraz rozszerzone wsparcie techniczne 24/7 przez e-mail. To już w zasadzie najwyższy poziom wsparcia, jaki Firmao oferuje – sensowny wybór jeśli Twoja firma pracuje też wieczorami lub w weekendy.
Supreme ma sens gdy naprawdę potrzebujesz automatyzacji marketingu, sekwencji e-mail, funkcji AI i integracji z komunikatorami.
Uwaga: Wszystkie ceny podane wyżej są cenami netto. Do każdej kwoty trzeba doliczyć 23% VAT. Firmao regularnie aktualizuje swój cennik.
I co świetne, każdy pracownik w firmie może korzystać z innego planu, więc nie musisz kupować najdroższego pakietu dla wszystkich.
Pełny cennik Firmao z podziałem na plany i darmową wersję znajdziesz tutaj.
Ukryte koszty, o których mało kto pisze...
To jest coś, czego nie znajdziesz w większości recenzji, a co uważam za bardzo ważne. Poza ceną samego planu, mogą pojawić się dodatkowe opłaty. Wymieniam je tutaj na podstawie oficjalnego cennika Firmao:
Dodatkowa przestrzeń na pliki (10GB): 12–15 zł/mies., w zależności od długości abonamentu. W planie Standard masz tylko 2GB, w Professional 10GB. Jeśli przechowujesz dużo dokumentów, to może się szybko skończyć.
Dodatkowe konto e-mail: 12–15 zł/mies. za każde kolejne konto. W planach Standard, Professional i Enterprise masz obsługę jednego konta e-mail na licencję. W Supreme trzy. Jeśli Twój pracownik korzysta z kilku adresów e-mail, to trzeba dopłacić.
OCR (skanowanie faktur zakupowych): 29–44 zł/mies. za pakiet 100 skanów. Przydatna funkcja, ale warto wiedzieć, że za nią się płaci osobno.
Dostęp do API: w planach Standard i Professional to dodatkowy koszt równy cenie jednej licencji Professional. W Enterprise API jest gratis przy 10 licencjach, w Supreme przy 5 licencjach.
Praca analityka/programisty Firmao: 350 zł/h netto. Jeśli potrzebujesz dostosować system do specyficznych potrzeb, np. stworzyć własny raport, zmodyfikować szablon czy dodać tworzenie kosztorysów pod Twój konkretny proces, to jest to opłata za godzinę pracy specjalisty Firmao.
Te koszty nie są ogromne, ale warto o nich wiedzieć przy planowaniu budżetu. Firma z 5 użytkownikami na planie Enterprise z kilkoma dodatkowymi kontami e-mail i pakietem OCR może zapłacić zauważalnie więcej niż sugeruje sam cennik planów.
Który plan Firmao wybrać?
Na podstawie mojego doświadczenia z wdrażaniem Firmao u klientów, oto moje rekomendacje:
Standard sprawdzi się u freelancera lub w bardzo małej firmie, która potrzebuje tylko CRM-a, faktur i kalendarza. Nie potrzebuje magazynu, livechatu ani zaawansowanych automatyzacji.
Professional to moim zdaniem najlepszy stosunek ceny do funkcji dla większości małych i średnich firm usługowych i handlowych. Masz tu livechat, szanse sprzedaży, Gantt/Kanban, edytowalne szablony faktur i podstawowy magazyn.
Enterprise jest dla firm, które potrzebują integracji z e-commerce (Allegro, sklepy internetowe), wielomagazynowości, automatyzacji procesów i integracji z systemami księgowymi. Typowy profil to firma handlowa lub e-commerce.
Supreme ma sens gdy naprawdę potrzebujesz automatyzacji marketingu, sekwencji e-mail, integracji z WhatsApp/Messenger/Teams i funkcji AI. Albo gdy masz więcej niż 5 licencji i chcesz mieć API w cenie.
Wszystkie plany Firmao z podziałem na ceny znajdziesz na ich stronie tutaj.
Dla kogo Firmao to strzał w dziesiątkę, a kto powinien szukać dalej
Po dwóch latach mogę dość precyzyjnie określić dla kogo Firmao jest naprawdę dobrym wyborem.
Firmao sprawdzi się świetnie w:
Małej firmie usługowej (5-20 osób), która potrzebuje systemu CRM, fakturowania i zarządzania zadaniami w jednym miejscu. Zamiast płacić osobno za CRM, program do faktur, narzędzie do projektów i livechat, masz wszystko w Firmao.
Firmie handlowej lub e-commerce, która sprzedaje przez Allegro, własny sklep na Shoper/WooCommerce i potrzebuje pilnować stanów magazynowych. Integracje od planu Enterprise naprawdę dobrze tu działają.
Firmie, która ceni polski support i polskojęzyczny interfejs. Wsparcie techniczne Firmao jest szybkie i mówi po polsku. Wielokrotnie się o tym przekonałem i klienci też to potwierdzają.
Firmie, dla której ważne jest żeby dane były przetwarzane na serwerach Amazon, a nie u jakiegoś nieznanego hostingodawcy.
Wszystkie plany Firmao z podziałem na ceny znajdziesz na ich stronie tutaj.
Firmao raczej nie wystarczy gdy:
Masz duży zespół sprzedażowy (30+ osób) i potrzebujesz zaawansowanego scoringu leadów, analityki predykcyjnej i bardzo rozbudowanych raportów sprzedażowych. W takim przypadku lepiej spojrzeć na Pipedrive, HubSpot Sales Hub albo nawet Salesforce.
Twoja firma stawia na zaawansowany marketing automation jako kluczowy element strategii. Firmao oferuje podstawową automatyzację marketingu w planie Supreme, ale jeśli potrzebujesz rozbudowanych lejków, zaawansowanej segmentacji behawioralnej, testów A/B i szczegółowych raportów kampanii, to dedykowane narzędzie będzie lepszym wyborem.
Potrzebujesz bardzo nowoczesnego, „ładnego” interfejsu i zależy Ci na UX na poziomie aplikacji klasy Notion czy Linear. Firmao jest funkcjonalne, ale nie wygra konkursu na najładniejszy design.
Prowadzisz firmę produkcyjną z bardzo złożonymi procesami logistycznymi. Moduł magazynowy Firmao jest dobry, ale nie zastąpi dedykowanego systemu WMS dla dużej produkcji.
Wszystkie plany Firmao z podziałem na ceny znajdziesz na ich stronie tutaj.
Firmao a konkurencja – porównanie z systemami, które znam
Nie będę tu robił wielkiej tabelki porównawczej ze wszystkimi CRM-ami na rynku. Zamiast tego podzielę się kilkoma konkretnymi porównaniami z systemami, z którymi sam pracowałem.
Firmao vs Pipedrive. Pipedrive jest królem prostoty w zarządzaniu lejkiem sprzedażowym. Jeśli jedyne czego potrzebujesz to śledzenie dealów i pipeline, Pipedrive zrobi to lepiej i ładniej. Ale Pipedrive nie ma fakturowania, magazynu, ewidencji czasu pracy ani livechatu. Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż CRM sprzedażowy, Firmao wygrywa wszechstronnością.
Firmao vs Bitrix24. Bitrix24 to też system all-in-one i w pewnym sensie najbliższy konkurent Firmao. Ma CRM, projekty, komunikator wewnętrzny, kreator stron. Ale Bitrix24 jest tworzony z myślą o rynku globalnym, nie jest tak dobrze dostosowany do polskich realiów. Firmao ma KSeF, JPK VAT, integrację z GUS, polskie systemy księgowe. Jeśli działasz na polskim rynku, Firmao jest po prostu lepiej dopasowane.
Firmao vs dedykowane programy do faktur (np. Fakturownia, wFirma). Same fakturowanie w Firmao jest porównywalne z dedykowanymi programami. Ale Firmao daje Ci do tego CRM, zarządzanie zadaniami i kontaktami. Z drugiej strony, Fakturownia czy wFirma mają więcej opcji stricte księgowych i bywają prostsze w obsłudze dla kogoś, kto potrzebuje tylko faktur. Jeśli chcesz mieć wszystko w jednym, Firmao. Jeśli potrzebujesz tylko fakturowania i prostej księgowości, dedykowane narzędzie może być tańsze i prostsze.
Przeczytaj też nasz ranking CRM, gdzie wyróżniliśmy 10 najlepszych systemów.
Czego brakuje w Firmao? Moja lista życzeń na 2026/2027
Przez dwa lata pracy z Firmao zebrałem kilka uwag, które moim zdaniem pomogłyby uczynić ten system jeszcze lepszym. Nie traktuję tego jako narzekanie, bo ogólnie jestem z Firmao zadowolony. Ale skoro to ma być szczera recenzja, to muszę o tym napisać – to właśnie w tym miejscu zbieram wady Firmao, na które zwróciłem uwagę.
Interfejs mógłby być bardziej nowoczesny. To nie jest tak, że Firmao jest brzydkie. Jest funkcjonalne. Firmao oferuje intuicyjny interfejs w wielu miejscach, ale są też zakątki systemu, gdzie intuicja siada. W 2026 roku użytkownicy przyzwyczaili się do określonego standardu UX. Kilka rzeczy można by uprościć: mniej kliknięć do często używanych funkcji, bardziej intuicyjne menu, lepsze wizualne oddzielenie modułów.
Aplikacja mobilna Firmao mogłaby być lepsza. Jest, działa, ale nie zastąpi pracy na komputerze. Niektóre funkcje są uproszczone lub niedostępne. Dla kogoś kto dużo pracuje w terenie, aplikacja mobilna Firmao w obecnym stanie bywa frustrująca – szczególnie przy pracy z dłuższymi formularzami.
Raportowanie mogłoby być bardziej zaawansowane. Raporty w Firmao są przyzwoite, ale gdy potrzebujesz bardziej złożonych analiz, szybko docierasz do ich granic. Możliwość tworzenia własnych, w pełni konfigurowalnych dashboardów byłaby dużym krokiem naprzód.
Proces onboardingu mógłby być lepszy. Samouczek na początku jest fajny, ale przy tak rozbudowanym systemie przydałyby się bardziej szczegółowe, kontekstowe podpowiedzi. Albo rozbudowana baza wiedzy z konkretnymi scenariuszami użycia („mam firmę usługową, jak skonfigurować Firmao pod moje potrzeby?”).
Więcej natywnych integracji marketingowych. Jak pisałem wcześniej, e-mail marketing i automatyzacja w Firmao to wciąż raczej podstawy. Natywna integracja z popularnymi narzędziami do marketing automation byłaby świetnym uzupełnieniem.
Trzeba jednak oddać Firmao sprawiedliwość: system jest regularnie aktualizowany i rozwija się. Funkcje AI, które pojawiły się w planie Supreme, to dobry kierunek. Mam nadzieję, że kolejne aktualizacje przyniosą też poprawki w interfejsie i raportowaniu.
Moja końcowa ocena po dwóch latach. Czy warto używać Firmao?
Czas na podsumowanie. Firmao to naprawdę solidny, polski system CRM z elementami ERP, który najlepiej sprawdza się w małych i średnich przedsiębiorstwach szukających jednego narzędzia do (prawie) wszystkiego. Zalety Firmao przeważają nad jego wadami, jeśli pasujesz do profilu użytkownika, o którym pisałem wyżej.
Czy polecam? Tak, ALE z zastrzeżeniami.
Polecam Firmao firmom, które chcą mieć system CRM, wystawianie faktur, zarządzanie zadaniami i ewentualnie magazyn w jednym systemie. Polecam firmom, które działają na polskim rynku i potrzebują KSeF, JPK VAT i integracji z polskimi systemami księgowymi. Polecam firmom, które cenią polski support i nie chcą się męczyć z angielskojęzycznym interfejsem.
Nie polecam natomiast firmom, które potrzebują zaawansowanego marketing automation jako kluczowego elementu strategii. Nie polecam dużym zespołom sprzedażowym, które potrzebują zaawansowanej analityki i scoringu leadów. I nie polecam osobom, dla których wygląd interfejsu jest ważniejszy niż funkcjonalność.
Ostatecznie, Firmao to narzędzie, które trzeba dać sobie czas żeby poznać. Pierwsze wrażenie nie daje efektu „WOW”, ale im dłużej pracujesz z tym systemem w codziennej pracy, tym bardziej doceniasz ile rzeczy możesz w nim zrobić w ramach skutecznego zarządzania relacjami z klientami i codziennej pracy operacyjnej.
Dla małych i średnich firm, w których właściciel nosi kilka kapeluszy naraz, to właśnie ta wszechstronność jest najmocniejszym argumentem. A ich darmowy okres testowy pozwala Ci sprawdzić to na własnej skórze, bez żadnego ryzyka.
Jeśli masz pytania dotyczące Firmao lub potrzebujesz pomocy z wyborem odpowiedniego planu, daj znać w komentarzach. Chętnie pomogę na podstawie mojego doświadczenia.
Bezpłatną wersją testową modułu CRM od Firmao masz tutaj.
Jeśli chcesz przetestować moduł ERP i magazynu to znajdziesz go tutaj.
Moduł zarządzania projektami i zadaniami możesz sprawdzić tutaj.
Moduł fakturowania w Firmao możesz przetestować tutaj.
A jeśli chcesz przetestować moduł do ofertowania to masz go tutaj.
Tyle z mojej strony. Dzięki wielkie za przeczytanie mojej recenzji Firmao.
Polecam też przeczytać: Moja recenzja HubSpot – dlaczego (nie) polecam w Polsce?
