Mailing, czyli wysyłka wiadomości e-mail do klientów lub subskrybentów, to popularna forma komunikacji w biznesie. Jednak zanim zaczniesz tworzyć kampanię, warto zadać sobie pytanie: czy to w ogóle legalne? W 2025 roku obowiązują jasne przepisy, które regulują e-mail marketing – a ich nieprzestrzeganie może skończyć się nie tylko utratą zaufania odbiorców, ale też poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Podstawą prawną w tym zakresie jest RODO (GDPR), które określa zasady zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych – w tym również adresów e-mail. Firmy muszą mieć zgodę użytkownika na wysyłanie wiadomości oraz jasno informować, w jakim celu wykorzystują jego dane.
Równie istotne jest przestrzeganie dobrych praktyk e-mail marketingu – unikanie spamu, umożliwienie łatwej rezygnacji z subskrypcji oraz wysyłanie treści, które są rzetelne i przydatne.
W tym artykule wyjaśnimy, co dokładnie jest dozwolone, jakie obowiązki ma nadawca wiadomości i jak prowadzić mailing zgodny z prawem w 2025 roku.
Mailing – co to jest
Mailing, czyli e-mail marketing, to jedna z najpopularniejszych form marketingu bezpośredniego, wykorzystywana przez firmy do kontaktu z klientami za pośrednictwem wiadomości e-mail. To skuteczne narzędzie, które pozwala nie tylko promować produkty czy usługi, ale też budować trwałe relacje z odbiorcami.
Mailing może mieć różne formy – od klasycznych newsletterów z aktualnościami i promocjami, przez kampanie edukacyjne, aż po spersonalizowane oferty dopasowane do potrzeb konkretnego odbiorcy. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne docieranie do wybranej grupy klientów w sposób szybki i stosunkowo niedrogi.
Trzeba jednak pamiętać, że skuteczny mailing to nie tylko dobra treść. To również dbałość o zgodność z przepisami prawa oraz szacunek do odbiorcy – bo tylko wtedy taka forma komunikacji przynosi realne efekty.
Przeczytaj więcej: Mailing – co to jest i jak go prawidłowo wysłać?
Czy mailing jest legalny?
Tak, mailing jest legalny – pod warunkiem że prowadzony jest zgodnie z obowiązującym prawem. W Unii Europejskiej podstawą prawną w tym zakresie jest RODO (GDPR), które reguluje zasady przetwarzania danych osobowych, w tym adresów e-mail.
Dodatkowo obowiązują przepisy dotyczące zwalczania spamu, które nakładają konkretne obowiązki na nadawców Zanim więc wyślesz pierwszą kampanię, musisz spełnić kilka kluczowych warunków:
uzyskać wyraźną zgodę odbiorcy na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych,
poinformować, kto jest administratorem danych i w jakim celu będą one wykorzystywane,
umożliwić łatwą rezygnację z subskrypcji (tzw. link opt-out w każdej wiadomości),
zadbać o to, by wiadomości były rzetelne i nie wprowadzały w błąd.
Ignorowanie tych zasad może skutkować nie tylko utratą reputacji, ale także wysokimi karami finansowymi. Dlatego warto traktować kwestie legalności mailingu nie jako przeszkodę, a jako fundament odpowiedzialnej komunikacji z klientami.
Przeczytaj też: Ranking TOP 10 najlepszych programów do wysyłki mailingu.
Prawo i przepisy w e-mail marketingu
Skuteczny e-mail marketing to nie tylko dobrze zaprojektowana kampania, ale również pełna zgodność z obowiązującymi przepisami. W 2025 roku ochrona danych osobowych i prawa konsumenta mają ogromne znaczenie – dlatego każda firma prowadząca mailing musi znać i respektować konkretne regulacje prawne.
Oto kluczowe zasady, które trzeba wziąć pod uwagę:
RODO (GDPR)
W krajach Unii Europejskiej (i nie tylko) obowiązuje Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO), które określa zasady przetwarzania danych osobowych – w tym adresów e-mail. Aby wysyłać wiadomości marketingowe, musisz uzyskać jasną i dobrowolną zgodę od odbiorcy. Musisz też poinformować go o celu przetwarzania danych, prawie do rezygnacji i możliwości dostępu do swoich danych.
CAN-SPAM Act
W Stanach Zjednoczonych obowiązuje ustawa CAN-SPAM, która również reguluje e-mail marketing. Zgodnie z jej zapisami każda wiadomość musi zawierać:
przejrzysty temat wiadomości (bez wprowadzania w błąd),
dane nadawcy, w tym fizyczny adres firmy,
jasny i łatwy sposób wypisania się z listy (unsubscribe).
Zasada double opt-in
Choć nie zawsze obowiązkowa, zasada double opt-in jest uznawana za najlepszą praktykę. Polega na tym, że po zapisaniu się na newsletter odbiorca musi jeszcze potwierdzić swój adres e-mail, klikając link w wiadomości. Dzięki temu masz pewność, że osoba naprawdę chciała się zapisać – a nie zrobił tego ktoś za nią.
Etyka i dobre praktyki
Prawo to jedno, ale równie ważna jest etyka. Dbaj o to, by:
nie spamować i nie wysyłać zbyt wielu wiadomości,
personalizować treści tak, by były wartościowe dla odbiorcy,
nie wprowadzać w błąd w tytułach i treści maila,
nie ukrywać tożsamości nadawcy.
Przestrzeganie tych zasad to nie tylko kwestia zgodności z przepisami. To także podstawa budowania zaufania do Twojej marki – a to zaufanie przekłada się bezpośrednio na lepsze wyniki kampanii.
Przeczytaj też: Najlepsze praktyki w e-mail marketingu, które musisz znać.
Najlepsze narzędzia do wysyłki legalnego mailingu
Zastanawiasz się, jakiego narzędzia użyć, aby prowadzić mailing zgodny z prawem? Dobrze dobrana platforma to podstawa – nie tylko ułatwia wysyłkę wiadomości, ale także pomaga spełniać wszystkie wymogi prawne, takie jak RODO czy zasada łatwego wypisu z subskrypcji.
Przetestowaliśmy wiele programów i możemy śmiało polecić trzy sprawdzone rozwiązania: GetResponse, MailerLite i ActiveCampaign. Każde z nich oferuje narzędzia, które wspierają legalne i etyczne prowadzenie kampanii e-mail marketingowych.
Dostępna darmowa wersja na zawsze
Prosty wizualny edytor newsletterów
Polska wersja językowa całej platformy
Wskaźnik dostarczalności wynosi 98%
GetResponse to jedno z najbardziej rozbudowanych narzędzi do e-mail marketingu, z którego sam korzystam od ponad 3 lat. To wszechstronna platforma z interfejsem w języku polskim, która sprawdzi się zarówno u początkujących, jak i u bardziej zaawansowanych użytkowników. Co ważne – GetResponse w pełni wspiera zgodność z RODO i posiada wszystkie funkcje, które pomagają prowadzić legalne kampanie mailingowe.
Ogromną zaletą GetResponse jest bardzo wysoka dostarczalność maili (ok. 98%) oraz intuicyjny interfejs, w którym odnajdziesz się nawet bez doświadczenia. Na start dostępny jest darmowy plan do 500 kontaktów i 2500 wiadomości miesięcznie, co pozwala bez ryzyka przetestować możliwości narzędzia.
Minusem mogą być ceny wyższych planów – pełna automatyzacja zaczyna się od 239 zł/mies., a kreator kursów dostępny jest dopiero od planu Creator (274 zł/mies.). Mimo to uważam, że GetResponse to jedna z najlepszych i najbardziej kompletnych platform do e-mail marketingu w Polsce.
Przeczytaj też: Recenzja GetResponse lub cennik GetResponse.
Idealny wybór dla początkujących
Bardzo intuicyjny interfejs narzędzia
Baza aż 50+ gotowych szablonów
Funkcje do automatyzacji mailingu
MailerLite to jedno z najlepszych narzędzi do e-mail marketingu dla małych firm, blogerów i osób początkujących. Przez kilka lat korzystania z tego narzędzia miałem okazję przetestować niemal każdą funkcję – od wysyłki newsletterów, przez automatyzacje, aż po budowanie landing pages i formularzy zapisu.
Platforma wspiera zgodność z RODO, oferując m.in. możliwość double opt-in, jasne zarządzanie zgodami i prosty mechanizm wypisu z subskrypcji. Interfejs w języku polskim, niezwykle intuicyjny edytor „przeciągnij i upuść”, automatyzacje marketingowe, integracje z WordPressem, Shopify czy Shoperem – to wszystko sprawia, że MailerLite jest idealnym wyborem na start.
W wersji płatnej dostępne są także gotowe szablony newsletterów, formularzy i landing pages, a kreator automatyzacji pozwala tworzyć zarówno proste, jak i bardziej złożone scenariusze. Dużym plusem jest też darmowy plan, który pozwala na wysyłkę do 12 000 wiadomości miesięcznie.
Minusy? Brak szablonów w darmowym planie, ograniczone raportowanie i segmentacja, która jest mniej intuicyjna niż np. w GetResponse. Mimo to MailerLite to świetny wybór, jeśli zależy Ci na prostocie, przystępnej cenie i zgodności z prawem.
Przeczytaj też: Recenzja MailerLite lub cennik MailerLite.
- Zaawansowane funkcje automatyzacji
- Dostęp do aż 940 integracji z aplikacjami
- Rozbudowane możliwości raportowania
- Bezpłatna migracja z innego narzędzia
ActiveCampaign to jedno z najbardziej zaawansowanych narzędzi do e-mail marketingu i automatyzacji, które świetnie sprawdzi się w średnich i dużych firmach. Podczas kilku miesięcy testów szczegółowo sprawdziłem jego możliwości – i zdecydowanie mogę powiedzieć: to potężna platforma.
Na tle konkurencji wyróżnia się przede wszystkim zaawansowanymi scenariuszami automatyzacji, możliwością segmentacji odbiorców, ogromną biblioteką 250 szablonów oraz bardzo wysoką dostarczalnością wiadomości. Narzędzie wspiera legalny mailing dzięki funkcjom zgodnym z RODO, takim jak double opt-in, zarządzanie zgodami i monitorowanie zachowań użytkowników.
Interfejs jest intuicyjny, a kreator newsletterów działa płynnie i pozwala tworzyć profesjonalne wiadomości z dużą swobodą. Do dyspozycji jest też kreator landing pages, formularzy zapisu, kampanie SMS, a nawet wbudowany CRM – co czyni z ActiveCampaign kompleksowe rozwiązanie do marketingu i sprzedaży.
Wadą jest brak polskiej wersji językowej i wsparcia po polsku, brak darmowego planu oraz wyższa cena niż u konkurencji. Jednak jeśli szukasz potężnego narzędzia do zaawansowanych kampanii, to ActiveCampaign spełni Twoje oczekiwania.
Przeczytaj też: Recenzja ActiveCampaign lub cennik ActiveCampaign.
Jak wysłać legalny mailing?
Aby Twoja kampania e-mail marketingowa była w pełni legalna i zgodna z przepisami, musisz zadbać o kilka kluczowych elementów. Oto kroki, które warto wdrożyć:
1. Zdobądź zgodę odbiorcy mailingu
Podstawą legalnego mailingu jest wyraźna i dobrowolna zgoda użytkownika. Najlepszą praktyką jest stosowanie tzw. double opt-in – czyli dwuetapowego potwierdzenia zapisu.
Użytkownik najpierw wpisuje swój adres e-mail w formularzu, a następnie potwierdza chęć subskrypcji, klikając w link aktywacyjny przesłany na jego skrzynkę. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo i skuteczność kampanii, ale też daje Ci solidne podstawy prawne do przetwarzania danych.
Co ważne – zgoda musi być świadoma, konkretna i możliwa do wycofania w każdej chwili. Nie można jej domniemywać ani ukrywać w regulaminie.
2. Zapewnij informacje identyfikujące
Każda wiadomość e-mail marketingowa musi jasno wskazywać, kto jest jej nadawcą. Odbiorca powinien od razu wiedzieć, od kogo pochodzi wiadomość – bez domysłów czy szukania w stopce.
W treści e-maila powinny się znaleźć:
pełna nazwa firmy lub osoby wysyłającej mailing,
adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość,
oraz fizyczny adres siedziby firmy (najczęściej w stopce wiadomości).
Taka przejrzystość nie tylko jest wymagana przez prawo (np. RODO i CAN-SPAM Act), ale także zwiększa zaufanie do Twojej marki i ogranicza ryzyko trafienia do folderu spam.
3. Dodaj możliwość rezygnacji z mailingu
Każdy e-mail marketingowy musi zawierać czytelny i łatwo dostępny link do wypisania się z subskrypcji. To podstawowy wymóg prawny wynikający z RODO, CAN-SPAM Act i innych regulacji chroniących prawa konsumenta.
Użytkownik powinien móc zrezygnować z mailingu w dowolnym momencie, jednym kliknięciem – bez konieczności logowania się, podawania powodów ani przechodzenia przez skomplikowany proces. Najlepiej, jeśli link do wypisu znajduje się w stopce wiadomości i jest jasno oznaczony (np. „Kliknij tutaj, aby zrezygnować z subskrypcji”).
Większość nowoczesnych narzędzi do e-mail marketingu, takich jak MailerLite, GetResponse czy Sender, automatycznie dodaje taki link do każdej wysyłki, co znacznie ułatwia spełnienie tego obowiązku.
4. Zadbaj o ochronę danych osobowych
Jeśli prowadzisz działania marketingowe na terenie Unii Europejskiej (lub obsługujesz klientów z UE), musisz przestrzegać przepisów RODO (GDPR).
Oznacza to nie tylko uzyskanie zgody na przetwarzanie danych, ale także zapewnienie odpowiedniego poziomu ich ochrony.
Twoim obowiązkiem jest:
bezpieczne przechowywanie danych osobowych, takich jak adresy e-mail, imiona czy dane kontaktowe,
stosowanie zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, np. szyfrowania, certyfikatów SSL, kontroli dostępu,
oraz informowanie użytkowników, jakie dane zbierasz, w jakim celu i jak długo będą przechowywane.
Zaniedbanie kwestii bezpieczeństwa może skutkować nie tylko utratą zaufania odbiorców, ale też poważnymi karami finansowymi. Dlatego warto regularnie weryfikować swoje procedury i korzystać z narzędzi zgodnych z RODO.
5. Przestrzegaj przepisów antyspamowych
Każdy kraj może mieć własne regulacje dotyczące walki ze spamem, dlatego ważne jest, aby zapoznać się z lokalnymi przepisami i dostosować do nich swoje działania. W Unii Europejskiej obowiązują m.in. zapisy RODO i dyrektywy ePrivacy, a w Stanach Zjednoczonych – ustawa CAN-SPAM Act.
Aby nie zostać uznanym za spamera:
wysyłaj wiadomości tylko do osób, które wyraziły na to zgodę,
unikaj wprowadzających w błąd tematów i nagłówków,
dbaj o jakość i wartość treści, które wysyłasz,
nie wysyłaj zbyt wielu wiadomości w krótkim czasie.
Przestrzeganie przepisów antyspamowych nie tylko chroni Cię przed karami, ale również wpływa na wyższy wskaźnik dostarczalności, czyli szansę, że Twoje wiadomości trafią do skrzynki odbiorczej, a nie do folderu SPAM.
6. Przetestuj mailing przed wysyłką
Zanim wyślesz mailing do całej listy subskrybentów, warto go dokładnie przetestować. Sprawdź nie tylko poprawność treści, ale też wygląd wiadomości na różnych urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) oraz w różnych klientach pocztowych (np. Gmail, Outlook).
Przetestuj m.in.:
temat wiadomości – czy jest atrakcyjny, ale nie wprowadza w błąd,
treść i układ – czy wiadomość jest czytelna i dobrze sformatowana,
linki i przyciski CTA – czy działają poprawnie,
personalizację – czy imię i inne dynamiczne elementy wstawiają się poprawnie.
Po wysyłce monitoruj wskaźniki, takie jak open rate, click rate czy liczba wypisów. Na tej podstawie możesz optymalizować kolejne kampanie i stale poprawiać ich skuteczność.
7. Zadbaj o raportowanie kampanii
Legalny i skuteczny mailing to nie tylko zgodność z przepisami, ale też ciągłe udoskonalanie działań. Dlatego tak ważne jest regularne monitorowanie wyników kampanii e-mailowych i wyciąganie z nich wniosków.
Śledź kluczowe wskaźniki, takie jak:
open rate (wskaźnik otwarć) – ile osób otworzyło wiadomość,
click rate (wskaźnik kliknięć) – ile osób kliknęło w linki w treści maila,
unsubscribe rate – ilu subskrybentów zrezygnowało po otrzymaniu wiadomości,
conversion rate – ilu odbiorców wykonało oczekiwaną akcję (np. zakup, zapis, pobranie).
Dzięki tym danym możesz lepiej dopasować treści, tytuły, godziny wysyłki czy segmentację odbiorców – i stopniowo poprawiać efektywność kampanii. To nie tylko dobre dla wyników biznesowych, ale również pokazuje, że traktujesz swoich odbiorców poważnie i chcesz dostarczać im realną wartość.
Kiedy zgoda na mailing nie jest wymagana?
Choć w większości przypadków wysyłanie wiadomości marketingowych wymaga wyraźnej zgody odbiorcy, istnieją sytuacje, w których taka zgoda nie jest konieczna. Wszystko zależy od przepisów obowiązujących w danej jurysdykcji oraz od celu komunikacji.
Oto kilka najczęstszych wyjątków:
Istniejąca relacja biznesowa
Jeśli klient dokonał u Ciebie zakupu lub korzystał z Twoich usług, możesz wysyłać mu wiadomości marketingowe w ramach tzw. uzasadnionego interesu. Warunkiem jest umożliwienie łatwej rezygnacji z mailingu (link opt-out) i wysyłanie treści związanych z wcześniej zakupionymi produktami lub usługami.
Wiadomości transakcyjne
Nie potrzebujesz zgody, jeśli wysyłasz e-maile związane z obsługą zamówienia – np. potwierdzenia zakupu, status dostawy, faktury czy informacje o zmianach w koncie. Tego typu wiadomości są czysto informacyjne, a nie marketingowe.
Publicznie dostępne dane kontaktowe
W niektórych krajach można kontaktować się z osobami, które publicznie udostępniły swój adres e-mail, np. na stronie internetowej firmy. Dotyczy to jednak zazwyczaj tylko kontaktów biznesowych (B2B), a wiadomość musi być związana z działalnością zawodową odbiorcy. Nadal należy umożliwić rezygnację z korespondencji.
Organizacje non-profit
W wybranych krajach organizacje charytatywne i non-profit mogą kontaktować się z darczyńcami lub sympatykami bez uprzedniej zgody – szczególnie jeśli wcześniej była nawiązana jakaś relacja. Mimo to obowiązują je te same zasady przejrzystości i rezygnacji z subskrypcji.
Obowiązkowe powiadomienia prawne
Zgoda nie jest wymagana również w przypadku wysyłania informacji, których wymaga prawo, np. o zmianach regulaminu, polityki prywatności, czy ochrony danych osobowych. Takie komunikaty muszą być jednak ograniczone do informacji formalnych – nie mogą zawierać treści promocyjnych
Podsumowanie artykułu
Mailing pozostaje jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych – pod warunkiem, że prowadzony jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowe znaczenie ma przestrzeganie RODO, zapewnienie przejrzystości komunikacji, uzyskanie zgody odbiorcy oraz umożliwienie łatwej rezygnacji z subskrypcji.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep internetowy, bloga czy firmę B2B, legalny mailing buduje zaufanie, poprawia dostarczalność wiadomości i pozwala uniknąć problemów prawnych.
Pamiętaj: dobra kampania mailingowa to nie tylko świetna treść, ale też zgodność z prawem i szacunek do odbiorcy. Korzystając z odpowiednich narzędzi, takich jak GetResponse, MailerLite czy ActiveCampaign, możesz nie tylko uprościć sobie pracę, ale też mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami.
Jeśli dopiero zaczynasz lub chcesz poprawić efektywność swoich kampanii, sprawdź nasze inne artykuły, w których znajdziesz porady, recenzje narzędzi i gotowe strategie mailingowe. MailGrow.pl to strona poświęcona najlepszym narzędziom do e-mail marketingu – szczerze testujemy i oceniamy, bez owijania w bawełnę.
Przeczytaj też: Darmowy program do mailingu – jaki najlepiej wybrać?
