Jeśli trafiłeś tu, żeby sprawdzić, czy Systim nadaje się do prowadzenia Twojej firmy, to powiem wprost, co o nim myślę: to jeden z najbardziej rozbudowanych polskich programów do zarządzania firmą, z jakimi miałem do czynienia, a przy tym naprawdę tani. Nie jest idealny i ma słabsze strony (o cenniku napiszę osobno, bo to akurat mój największy zarzut), ale jako całość spełnia to, co obiecuje.
Poniżej przechodzę po kolei przez wszystkie moduły, tak żebyś wiedział, na co konkretnie się piszesz, zanim założysz konto.
Systim to nowoczesny program do zarządzania firmą, stworzony przez gdyńską spółkę Systim (dawniej działającą pod marką Enadis). Program działa w chmurze, więc logujesz się przez przeglądarkę i masz dostęp do danych firmy praktycznie z każdego miejsca, gdzie jest internet.
W praktyce dostajesz cztery duże obszary w jednym programie:
program do faktur z integracją KSeF,
moduł magazynowy,
program kadrowo-płacowy,
księgowość, od KPiR i ryczałtu po pełną księgowość.
Do tego dochodzą rzeczy w rodzaju CRM, obsługi zamówień, delegacji czy amortyzacji środków trwałych. Funkcjonalności programu jest tu naprawdę dużo jak na jedno narzędzie, dlatego kolejne moduły programu Systim omówię osobno.
30 dni pełnej wersji Systim za darmo znajdziesz tutaj.
Wystawianie faktur, czyli od tego zacząłem
Fakturowanie sprawdziłem jako pierwsze i tu Systim radzi sobie bardzo dobrze. Program oferuje około 20 różnych typów dokumentów sprzedażowych: zwykłe faktury VAT, faktury bez VAT, walutowe, zaliczkowe, korygujące, a także paragony fiskalne.
Samo wystawianie faktury idzie sprawnie. Dane kontrahenta uzupełnisz, znając jedynie NIP, bo resztę program pobiera z rejestru REGON jednym kliknięciem. Od razu możesz też sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i VAT EU, co bywa przydatne przy nowych klientach. Raz wpisanych kontrahentów zapisujesz w systemie i przy kolejnej fakturze masz ich pod ręką.
Pozycje na dokumencie liczą się same. Towary i usługi wpiszesz ręcznie albo wybierzesz z wcześniej zapisanej listy. Faktury wystawisz w euro i dolarze, a jeśli obsługujesz inny rynek, w konfiguracji dodasz własną walutę. Kursy podciągają się z NBP, więc nie musisz nic przepisywać. Gotowy dokument wydrukujesz też po angielsku lub niemiecku, co doceni każdy, kto fakturuje zagranicę.
Wygląd faktur Systim zmienisz w szablonach, a w wersjach z księgowością dokumenty księgują się automatycznie, więc nie robisz tej samej pracy dwa razy. Fajnym dodatkiem jest windykacja, czyli możliwość wysyłania dłużnikom not odsetkowych i wezwań do zapłaty, zamiast pisać je ręcznie w Wordzie.
Jeśli dopiero rozglądasz się za rozwiązaniem do fakturowania, warto zestawić Systim z konkurencją. Pomocne może być zestawienie programów do fakturowania, gdzie łatwiej porównać, co oferują poszczególne narzędzia.
KSeF, drukarka fiskalna i integracje ze sklepami
Skoro faktury do Krajowego Systemu e-Faktur i tak są tematem numer jeden, to dobrze, że Systim ogarnia go od podstaw. Faktury sprzedażowe wyślesz do KSeF, a faktury kosztowe z niego pobierzesz bez problemu. Widać, że producent na bieżąco poprawia tę część programu, bo w historii aktualizacji sporo zmian dotyczy właśnie komunikacji z KSeF.
Prowadzisz sklep internetowy? Systim połączysz między innymi z Allegro i BaseLinkerem. Zintegrujesz go też z drukarką fiskalną, więc paragony wydrukujesz bezpośrednio z programu. Jest nawet wbudowany punkt sprzedaży (POS), przez co narzędzie sprawdzi się na przykład w gastronomii, na ekranach dotykowych.
Rozbudowa, czyli to, co wyróżnia Systim
Ta część spodobała mi się najbardziej.
Systim można rozbudowywać znacznie dalej niż większość podobnych programów. Masz dostęp do API, więc podłączysz własne oprogramowanie. Możesz dodawać własne pola (choćby „waga” w opisie produktu), a nawet pisać wtyczki w JavaScript, które ingerują w działanie programu, na przykład dokładają dodatkowe okienko czy własne przeliczenia. Gdyby Ci się nie chciało robić tego samemu, wdrożenia i dodatkowe moduły przygotują partnerzy producenta.
Dla małej firmy to być może przerost formy nad treścią, ale dla kogoś, kto ma nietypowe procesy, taka elastyczność bywa dużą zaletą i realnie oszczędza czas. Przy pracy zespołowej przydają się też uprawnienia na różnych poziomach, dzięki którym każdy użytkownik widzi tylko te dane, które faktycznie są mu potrzebne.
Magazyn w Systim, czy ma wszystko, czego trzeba?
Magazyn wypada dobrze i moim zdaniem nie odstaje od wyspecjalizowanych programów magazynowych. Utworzysz w nim dokumenty związane z przyjęciem, wydaniem i inwentaryzacją, czyli PZ, WZ, MM czy INW.
Ładnie działa powiązanie z fakturami. Jeśli przy wystawianiu faktury zaznaczysz „wydaj z magazynu”, program sam utworzy dokument WZ i powiąże go z tą fakturą. Dzięki temu stany magazynowe zgadzają się bez ręcznego pilnowania.
Produkty na magazyn dodasz na kilka sposobów, ręcznie albo przez kod kreskowy. Po zeskanowaniu kodu system znajdzie produkt i dorzuci go do bieżącego dokumentu. Masz też historię przyjęć i wydań oraz podgląd zapasów, a każdy dokument magazynowy edytujesz, wydrukujesz, pobierzesz lub usuniesz. Co ważne, kolejne magazyny dokładasz bez dodatkowych opłat.
Poza podstawami znajdziesz tu jeszcze:
rezerwacje i wypożyczenia,
moduł zamówień wraz z planowaniem uzupełnień na podstawie wcześniejszego zapotrzebowania,
zarządzanie produkcją i recepturami,
ciągłą pracę z czytnikami kodów (skanujesz, a produkty lądują na fakturze albo dokumencie magazynowym),
integrację z Allegro i firmami kurierskimi,
inwentaryzację,
wiele cen i walut, rabaty, grupy cenowe oraz osobne ceny dla konkretnego kontrahenta.
Moduł magazynu w Systim znajdziesz bezpłatnie do testowania tutaj.
Jak na cenę jest tu bardzo dużo. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na tle rynku, zajrzyj do naszego zestawienia programów magazynowych.
Kadry i płace, dla kogo ten moduł?
Moduł kadrowo-płacowy jest zaskakująco kompletny jak na program, który „przy okazji” robi też faktury i magazyn. Najważniejsze funkcje to prowadzenie dokumentacji pracowniczej, tworzenie umów, naliczanie list płac oraz generowanie i wysyłanie deklaracji do ZUS i urzędu skarbowego bez konieczności korzystania z osobnych narzędzi.
W kadrach i płacach dodasz pracowników i w każdej chwili poprawisz ich dane. Każdy ma indywidualny kalendarz nieobecności, w którym oznaczysz na przykład urlop czy chorobowe 70 czy 80 procent, oraz osobny kalendarz czasu pracy z faktycznie przepracowanymi godzinami. Pobierzesz kwestionariusz osobowy, kartę wynagrodzeń, PIT-2 czy ewidencję czasu pracy danej osoby.
Płacowo jest równie porządnie. Utworzysz deklaracje ZUS, wyślesz je bezpośrednio do ZUS i pobierzesz zwolnienia lekarskie.
Przygotujesz umowy o pracę i cywilnoprawne, dorzucisz rachunki do umów zlecenie i o dzieło, a listy płac policzysz na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, także w trybie automatycznym. Gotowe listy płac zaksięgujesz do księgi przychodów i rozchodów, dodasz premie i potrącenia, ustawisz harmonogramy pracy i okresy rozliczeniowe, a delegacje krajowe i zagraniczne rozliczysz bez sięgania po osobne narzędzie. Dokumenty wydrukujesz albo pobierzesz do PDF, a dane wyeksportujesz do Płatnika.
Jeśli zatrudniasz kilka osób i do tej pory liczyłeś to wszystko ręcznie, ten moduł spokojnie zdejmie Ci z głowy większość roboty.
Samodzielna księgowość i pełna księgowość
Tu Systim pokazuje pełnię możliwości, bo obsłuży zarówno KPiR i ryczałt, jak i pełną księgowość, czyli księgi handlowe. Jednym narzędziem rozliczysz więc małą jednoosobową działalność i spółkę prowadzącą księgi rachunkowe.
Spodobała mi się elastyczność księgowania. Zaksięgujesz klasycznie, do księgi i rejestrów VAT, albo skorzystasz z szablonów wzorcowych dokumentów, które przyspieszają powtarzalną pracę. Sporo rzeczy dzieje się automatycznie: faktury, umowy, listy płac czy amortyzacja księgują się bez ręcznego przepisywania.
Dwie funkcje wyróżniają się na plus. Pierwsza to import wyciągów bankowych, dzięki któremu nie przepisujesz transakcji ręcznie. Druga to odczyt dokumentów kosztowych przez OCR, czyli program sam wyciąga dane ze skanu faktury. Akurat OCR używam bardzo, ale to bardzo często i tutaj naprawdę oszczędza czas, więc stawiam za to duży plus.
Od strony podatkowej masz to, czego się spodziewasz: tworzenie deklaracji podatkowych i wysyłkę e-deklaracji do US, obsługę rejestrów VAT, pliki JPK, amortyzację środków trwałych i wyposażenie, wyliczanie zaliczek PIT, CIT i VAT, a nawet CIT estoński. To sprawia, że program spokojnie nadaje się nie tylko dla przedsiębiorcy rozliczającego się samodzielnie, ale też dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów.
Jeżeli szukasz narzędzia głównie pod księgowość, porównaj Systim z innymi opcjami w zestawieniu programów księgowych, a jeśli interesuje Cię wyłącznie prosta ewidencja, sprawdź osobne zestawienie programów do KPiR.
Na koniec tej części mała uwaga. Fakturowanie i księgowość działają tu sprawnie, ale nie mają w sobie jakiejś „iskry”, która wyróżniałaby Systim spośród konkurencji na pierwszy rzut oka. To narzędzie, które stawia na solidność i szeroki zakres funkcji, a nie na efekt WOW. Dla większości firm to zresztą dobra wiadomość.
Opinie o Systim, aktualizacje i wsparcie
Zerknąłem też, co o programie piszą inni, i opinie o Systim są w większości pozytywne. Najczęściej przewija się to samo: przyzwoita cena, szeroki zakres funkcji i szybko reagująca obsługa. Sporo osób chwali, że producent potrafi dorobić funkcję na zamówienie i nadąża za zmianami w przepisach.
Te aktualizacje to zresztą ważny punkt. Systim regularnie dostosowuje program do nowych przepisów, więc nie zostajesz z narzędziem, które po roku przestaje być zgodne z prawem. Dobrze widać to po zmianach wokół KSeF, które pojawiają się na bieżąco.
Gdyby coś się zacięło, pomoc techniczną dostaniesz przez telefon i e-mail. Akurat kontakt telefoniczny cenię, bo nie każdy producent programu dla firm w ogóle go udostępnia.
Jest jeszcze jedna rzecz, o której chcę powiedzieć wprost. Sporo recenzji Systim w sieci powstaje na bazie materiałów przygotowanych przez samego producenta. U mnie jest inaczej: opisuję program po swojemu, a Systim dowiaduje się o tej recenzji dopiero po jej publikacji i nie ma na nią wpływu, zanim ją przeczyta. Piszę o tym po to, żebyś wiedział, że masz do czynienia z moją niezależną opinią, a nie z przepisaną ulotką.
Ile kosztuje Systim (i dlaczego cennik bywa mylący)
Zacznę od dobrej wiadomości: przez pierwsze 30 dni testujesz pełną wersję za darmo, ze wszystkimi możliwościami. Dopiero po tym okresie wybierasz płatny pakiet.
Aktualnie na stronie Systim są cztery pakiety bazowe.
Podaję ceny netto przy płatności z góry za rok:
Faktury i Magazyn: 15 zł miesięcznie,
KPiR i Ryczałt: 29 zł miesięcznie,
Kadry i Płace: 39 zł miesięcznie,
Pełna Księgowość: 69 zł miesięcznie.
Do pakietów z księgowością (KPiR oraz Pełna Księgowość) dołożysz osobno kadry i płace, co oczywiście podnosi cenę. Płatność miesięczna zamiast rocznej też wychodzi trochę drożej. Najtańszy pakiet, czyli Faktury i Magazyn, zaczyna się więc od 15 zł miesięcznie.
I tu dochodzę do mojego głównego zarzutu. Ten cennik jest po prostu zagmatwany.
Na start ciężko się połapać, bo zamiast prostej listy „pakiet i cena” dostajesz przełączniki: raz za rok, raz za miesiąc, do tego opcjonalny dodatek kadr i płac przy dwóch pakietach. Zanim zrozumiałem, ile realnie zapłacę za swój zestaw funkcji, musiałem chwilę poklikać. Sama cena jest bardzo przyzwoita i porównywalna z konkurencją albo od niej niższa, ale sposób jej przedstawienia mógłby być prostszy.
Systim, plusy i minusy
Krótkie podsumowanie tego, co zauważyłem po testach.
Plusy:
bardzo rozbudowany, praktycznie „wszystko w jednym”, od faktur przez magazyn po pełną księgowość,
niska cena w stosunku do tego, co dostajesz,
automatyczne księgowanie faktur, umów i list płac, które oszczędza mnóstwo czasu,
obsługa KSeF, drukarek fiskalnych i integracje ze sklepami,
OCR i import wyciągów bankowych,
duże możliwości rozbudowy przez API i własne wtyczki,
rozliczenia roczne i miesięczne do wyboru, plus przydatne filmy instruktażowe i wsparcie techniczne przez telefon oraz e-mail.
Minusy:
cennik jest na początku mylący i trudno od razu policzyć koszt swojego zestawu,
interfejs, choć producent go stopniowo odświeża, wciąż miejscami mógłby być nowocześniejszy.
Czy warto korzystać z Systim? Moja opinia
Moim zdaniem tak, o ile szukasz jednego narzędzia do prowadzenia całej firmy, a nie osobnego programu do każdej rzeczy. Systim ogarnia wystawianie faktur, magazyn, kadry i płace oraz księgowość, od KPiR po księgi rachunkowe, i robi to porządnie. Nie zachwyca wyglądem i wymaga chwili, żeby rozgryźć cennik, ALE pod względem zakresu funkcji i ceny trudno mu cokolwiek zarzucić. Dla firmy, która chce mieć wszystko w jednym miejscu, będzie dobrym wyborem.
Najlepsze jest to, że nie musisz mi wierzyć na słowo. Masz 30 dni pełnej wersji za darmo, więc spokojnie sprawdzisz na własnych fakturach i dokumentach, czy dane narzędzie faktycznie Ci pasuje. To najprostszy sposób, żeby rozwiać wątpliwości, zanim w ogóle zapłacisz.
Konto założysz na oficjalnej stronie Systim.
