Dobry program do ofertowania potrafi zdjąć z głowy sporą część roboty przy sprzedaży i po prostu ułatwić zdobywanie nowych klientów. Mniej klikania, mniej pomyłek w wycenach i więcej czasu na rozmowy z kupującymi.
Gorzej, że wybór takiego programu do tworzenia ofert handlowych wcale nie jest oczywisty. Narzędzi jest na rynku od groma i każde robi to trochę po swojemu. Jedno stawia na ładne szablony, drugie na integracje, a jeszcze inne na liczenie marży. Warto więc wiedzieć, za co dokładnie płacisz i co dane oprogramowanie faktycznie umie.
Dlatego przez ostatnie kilka miesięcy sam przetestowałem kilkanaście takich programów. Klikałem po funkcjach, sprawdzałem integracje, porównywałem cenniki. Z całej tej stawki wybrałem sześć, które moim zdaniem naprawdę warto znać, bo sprawdzą się w firmach z różnych branż.
Niżej opisuję je po kolei, z zaletami i wadami. Zależy mi, żebyś po lekturze wiedział, które narzędzie pasuje do Twojej firmy, i nie musiał się już dłużej zastanawiać.
Nie masz czasu na cały ranking? To zacznij od skrótu. Wybrałem trzy programy, które polecam najczęściej. W każdym z nich szybko przygotujesz profesjonalną ofertę dla potencjalnego klienta i wyślesz ją w PDF-ie.
Każde z nich sam sprawdziłem, od funkcji po plany cenowe. Nie polecam niczego w ciemno, więc masz pewność, że to rozwiązania, które realnie działają, a nie tylko dobrze wyglądają na stronie producenta.
14-dniowy darmowy okres testowy
Bardzo dużo dodatkowych funkcji
Program działa w języku polskim
Świetna obsługa klienta i wsparcie
Firmao to moim zdaniem najlepszy program do ofertowania na polskim rynku. Zrobisz w nim ładne oferty, wystawisz dokument z gotowego szablonu i wyślesz go mailem nawet do kilku klientów naraz. Wbudowany CRM trzyma dane klientów w porządku i zgodnie z przepisami RODO.
Do tego dochodzi ERP, obsługa ofert wariantowych i gotowe wzory dokumentów. Zobaczysz nawet, czy oferta doszła i czy klient ją otworzył. Właśnie dlatego Firmao pasuje do większości polskich firm.
Wiele integracji z systemami CRM
Świetne funkcje automatyzacji
Proste zarządzanie ofertami
Obsługa wielu języków
PandaDoc to najprostsza aplikacja z całej listy. Dokumenty składasz tu metodą „przeciągnij i upuść”, więc nawet bez wprawy szybko zrobisz ofertę ładniejszą niż u konkurencji.
Jej mocną stroną są integracje z popularnymi systemami CRM, jak Pipedrive, HubSpot czy Salesforce, oraz powiadomienia w czasie rzeczywistym. Jeśli zależy Ci na szybkim tworzeniu ofert i porządku w dokumentach, to dobry wybór.
Bardzo prosty i intuicyjny interfejs
Narzędzie działa w języku polskim
Jest też darmowy plan na start
Proste automatyzacje w aplikacji
Sccot to prosta aplikacja do ofertowania, w której wszystkie oferty trzymasz w jednym miejscu. Możesz je duplikować i rozbijać na materiały, robociznę i sprzęt. Przy okazji pomaga w zarządzaniu zleceniami i ogarnia spory kawałek procesu sprzedaży.
Policzy też zysk z konkretnej oferty, pozwoli dodać zdjęcia, przygotować oferty wariantowe i pracować na jednym koncie w kilka osób. W firmach usługowych, zwłaszcza budowlanych, sprawdza się wyśmienicie.
Najlepsze programy do ofertowania
- Firmao – moja domyślna rekomendacja i jedyny program z tej listy, który ogarnia więcej niż same oferty. Polski interfejs, polski support, wbudowany CRM i ERP zgodny z RODO, a po wysłaniu widzisz status wysyłki i odczytu oferty. Standard od 59 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (77 zł, jeśli płacisz co miesiąc). Interfejs miejscami trąci myszką, a aplikacja mobilna nie robi wszystkiego.
- PandaDoc – najprostszy sposób na ładną ofertę. Składasz ją metodą „przeciągnij i upuść” z ponad tysiąca szablonów, po polsku, z powiadomieniem w chwili, gdy klient ją otworzy. Jest darmowy plan z e-podpisami, płatny startuje od 19 dolarów miesięcznie (rocznie). Uwaga: integracje z CRM, analityka i zdjęcie logo PandaDoc z dokumentów wchodzą dopiero w droższych planach.
- Sccot – robiony pod firmy usługowe i budowlane, i widać to od pierwszego logowania. Rozbijesz ofertę na robociznę, materiał i sprzęt, kalkulator policzy ceny, a Ty od ręki widzisz przewidywany zysk ze zlecenia. Darmowy plan daje jedną ofertę miesięcznie, Basic kosztuje od 47 zł netto rocznie (59 zł miesięcznie). Podgląd otwarcia oferty i zdjęcie logo ze stopki masz dopiero od planu Standard – ale kod MAILGROW15 zbija każdy pakiet o 15%.
- Proposify – dla średnich firm, którym zależy, żeby oferta ładnie wyglądała i realnie sprzedawała. Edytor „przeciągnij i upuść”, integracje z Salesforce, HubSpotem i Pipedrive, do tego mocna analityka: wyczytasz z niej, ile czasu klient spędził nad ofertą i które sekcje czytał. Od 19 dolarów, ale tańszy plan ma limit wysyłanych ofert, a wyższe pakiety potrafią zaboleć.
- Bitrix24 – armata na duże firmy. Katalog produktów, wiele walut, podatki pod klientów z różnych krajów i płatności online przez PayPal, Stripe czy Braintree. Darmowy plan bez limitu użytkowników, płatny Basic od 249 zł (199 zł przy rozliczeniu rocznym, do 5 osób). Dla małego biznesu to zwykle przerost formy nad treścią – prościej pójdzie w Firmao albo Sccot.
- Better Proposals – stawia na automatyzację i efektowną oprawę. Ponad 250 szablonów, e-podpisy, interaktywne kalkulatory kosztów wprost w ofercie i integracje z ActiveCampaign, HubSpotem, Zapierem czy Slackiem. Starter od 13 dolarów, ale trzyma Cię na 10 ofertach miesięcznie i bez Zapiera – realnie zaczynasz od Premium za 21 dolarów.
Porównanie programów do tworzenia ofert handlowych
Zanim wejdziemy w szczegóły, rzuć okiem na krótkie porównanie. W tabeli od razu zobaczysz, dla kogo dany program jest najlepszy i od ilu zaczyna się płatny abonament.
| Program do ofertowania | Najlepszy dla | Cennik |
|---|---|---|
| Większości polskich firm | Od 59 złotych | |
| Prostego tworzenia ofert | Od 19 dolarów | |
| Polskich firm budowlanych | Od 47 złotych | |
| Średnich i małych firm | Od 19 dolarów | |
| Dużych biznesów i korporacji | Od 249 złotych | |
| Automatyzacji procesów | Od 13 dolarów |
Tabelka za Tobą? To zejdźmy do konkretów i przejdźmy przez szczegółowy ranking.
Programy do ofertowania – ranking
Jak wspomniałem na wstępie, żeby ułożyć ten ranking, przejechałem przez większość programów do tworzenia ofert handlowych dostępnych w Polsce. Patrzyłem na główne funkcje, integracje i ceny.
Po tych opisach powinieneś już bez problemu wskazać narzędzie dla swojej firmy. Taką mam przynajmniej nadzieję.
Firmao to mój numer jeden. Jest prosty w obsłudze, a mimo to ma sporo funkcji, więc tworzenie ofert handlowych idzie tu szybko. Bez większego wysiłku przygotujesz ładne oferty, które przyciągną uwagę potencjalnego klienta.
Zalety
- 14-dniowy darmowy okres testowy
- Bardzo dużo dodatkowych funkcji
- Program działa w języku polskim
- Świetna obsługa klienta i wsparcie
Wady
- Interfejs jest miejscami przestarzały
- Pewne ograniczenia w aplikacji mobilnej
Funkcje
Najbardziej cenię w Firmao szybkie wystawianie ofert z gotowych szablonów. Całe ofertowanie jest tu poukładane, więc dokument dla klienta zrobisz bez zbędnego klikania. Szablony dopasujesz pod siebie, a to jeszcze skraca przygotowywanie ofert.
Program wyśle też dokument mailem prosto z poziomu aplikacji, a potem pokaże status wysyłki i odczytu. Na bieżąco widzisz więc, które oferty poszły do klientów i które ktoś już otworzył.
Każdą ofertę pobierzesz w formacie PDF, więc bez problemu ją zarchiwizujesz albo prześlesz dalej. Gotowy wzór oferty handlowej pomaga błyskawicznie złożyć profesjonalny dokument, który dobrze wygląda w oczach klienta.
Firmao rozlicza się za stanowisko. Plan Standard to 59 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (77 zł, jeśli płacisz co miesiąc). Wyżej masz Professional (od 99 zł), Enterprise (od 159 zł) i Supreme (od 249 zł). Im dłuższy abonament, tym niższa cena, a całość przetestujesz przez 14 dni za darmo.
Przeczytaj też: recenzja Firmao lub otwórz darmowe konto.
PandaDoc to narzędzie, w którym spersonalizowaną ofertę zrobisz w kilka minut. Masz gotowe szablony, edytor „przeciągnij i upuść” i dane zaciągane z Twojego CRM, więc szybkie tworzenie ofert naprawdę tu nie boli.
Zalety
- Wiele integracji z systemami CRM
- Świetne funkcje automatyzacji
- Proste zarządzanie ofertami
- Obsługa wielu języków
Wady
- Integracje CRM tylko w droższym planie
- Brak analityki w najtańszym planie
- Logo PandaDoc na dokumentach w planie podstawowym
Funkcje
Sercem PandaDoc jest edytor „przeciągnij i upuść” i biblioteka z ponad tysiącem gotowych szablonów. Zanim klikniesz „wyślij”, warto poznać potrzeby potencjalnego klienta i pod nie ustawić dokument. Zrobisz też własne wersje ofert z dynamiczną zawartością i budujesz zaufanie klientów dopracowaną prezentacją.
PandaDoc łączy się z masą aplikacji, m.in. z Pipedrive, HubSpotem, Salesforce, Stripe, Canvą czy Make (Integromat). Dzięki tym integracjom dociągniesz dane z różnych źródeł i szybciej złożysz kompletną ofertę.
Dostaniesz też powiadomienia w czasie rzeczywistym, kiedy klient otworzy, obejrzy czy zatwierdzi ofertę. Wygodne, choć akurat tutaj Firmao wypada moim zdaniem odrobinę lepiej.
Interfejs jest czytelny i schludny, więc pracuje się w nim przyjemnie. PandaDoc obsługuje wiele języków, w tym polski, co pomaga tym, którzy wolą klikać po polsku.
Cennik? PandaDoc daje darmowy plan z e-podpisami plus płatne pakiety. Najtańszy startuje od 19 dolarów miesięcznie za użytkownika przy płatności rocznej (35 dolarów przy miesięcznej). Pełne integracje z CRM, analityka i obsługa płatności wchodzą dopiero w planie Business za 49 dolarów. Tak czy siak, to nadal jedno z lepszych narzędzi do tworzenia ofert handlowych na rynku.
SCCOT to zaawansowane narzędzie do tworzenia ofert i zarządzania zleceniami. Wycenę, pilnowanie wydatków i podgląd postępu prac ogarniasz w jednym miejscu, bez skakania między plikami.
Zalety
- Bardzo intuicyjny i prosty interfejs
- Narzędzie działa w języku polskim
- Jest też darmowy plan na start
- Proste automatyzacje w aplikacji
Wady
- Część funkcji dopiero w wyższych planach
- Brak gotowej integracji z Zapier
Funkcje
W aplikacji Sccot najbardziej liczy się to, że wszystkie oferty masz w jednym miejscu, a każda sama podpina się pod właściwego kontrahenta. Jeśli świadczysz usługi, program pomoże Ci też dopilnować realizacji zleceń.
W odróżnieniu od Excela czy Worda masz tu łatwy dostęp do wszystkich dokumentów i całej historii ofert wysłanych danemu klientowi. Nic nie ginie i zawsze wiesz, na jakim etapie jest sprawa. SCCOT automatyzuje proces ofertowania, który w Excelu wymaga ręcznego formatowania, i według producenta skraca czas ofertowania nawet o 80%.
SCCOT pozwala też łatwo duplikować oferty, co ratuje życie przy powtarzalnych zleceniach. Kopiujesz istniejącą ofertę, wystarczy zmienić dane kontrahenta i ewentualnie dostosować parametry oferty, a nową propozycję masz w chwilę.
Dochodzi do tego automatyczne zaczytywanie pozycji z własnej bazy, czyli kartotek robocizny, materiałów i sprzętu. Pozwala to gromadzić szczegółowe specyfikacje towarów, a wbudowany kalkulator ofertowy automatycznie oblicza ceny. Krócej składasz ofertę, eliminujesz błędy kalkulacyjne i cały zespół pracuje efektywniej.
Jest jeszcze jedna rzecz, której w Wordzie i Excelu nie uświadczysz. Układając ofertę, od razu widzisz przewidywany zysk ze zlecenia. Przy ocenie opłacalności projektów to bardzo praktyczne.
Cennik jest przejrzysty. Na start dostajesz darmowy plan Free (jedna oferta i jeden projekt w miesiącu), czyli natychmiastowy start bez podawania karty. Płatne pakiety to Basic (od 47 zł netto miesięcznie za użytkownika przy rozliczeniu rocznym, 59 zł przy miesięcznym), Standard (od 103 zł) i Premium (od 199 zł). Wbudowany CRM, podgląd otwarcia oferty online i zdjęcie logo Sccot ze stopki dostajesz od planu Standard. Płatne plany przetestujesz przez 7 dni.
Kod rabatowy do Sccot
Mam dla Ciebie kod rabatowy, tylko dla naszych czytelników.
Zadziała na dowolny pakiet i zbija cenę o 15%.
Przy płatności wpisz kod rabatowy: MAILGROW15. Rabat obejmuje każdy plan aplikacji, także rozliczenie roczne, więc na dłuższym abonamencie zaoszczędzisz najwięcej.
Proposify to nowoczesny program do tworzenia naprawdę ładnych ofert handlowych. Najlepiej czuje się w średnich firmach, którym zależy na atrakcyjnych, spersonalizowanych ofertach robionych szybko i bez zachodu.
Zalety
- Bardzo dobre funkcje analityczne
- Automatyczna personalizacja ofert
- Wbudowany edytor „przeciągnij i upuść”
Wady
- Dość wysoka cena wyższych planów
- Limit wysyłanych ofert w planie Basic
Funkcje
Proposify ma czytelny kreator, w którym profesjonalne dokumenty złożysz bez kombinowania. Metoda „przeciągnij i upuść” sprawia, że przygotowywanie ofert jest banalne. Startujesz z gotowych szablonów i przerabiasz je pod siebie, więc nie zaczynasz od pustej kartki.
Program łączy się z popularnymi systemami CRM, jak Salesforce, HubSpot czy Pipedrive, a poza tym ze Stripe, Zapierem i QuickBooks. Dane krążą więc płynnie między narzędziami.
Najmocniejsza strona Proposify to rozbudowana analityka. Z raportów wyczytasz, jak często klienci otwierają oferty, ile czasu nad nimi siedzą i które sekcje ich najbardziej ciekawią.
Ceny liczone są za użytkownika. Basic to od 19 dolarów miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (29 dolarów przy miesięcznym), ale ma limit wysyłanych ofert. Team za 41 dolarów ten limit zdejmuje i dorzuca integracje z CRM, a najwyższy Business kosztuje 65 dolarów. Darmowego planu nie uświadczysz, za to przez 14 dni przetestujesz narzędzie bez opłat.
Bitrix24 to rozbudowany program do ofertowania i fakturowania, który nieźle automatyzuje sprzedaż. Zrobisz w nim profesjonalne oferty oraz faktury, i te jednorazowe, i cykliczne. Automatyzacja przyspiesza wystawianie dokumentów i ogranicza pomyłki.
Zalety
- Wiele zaawansowanych funkcji
- Wbudowana baza gotowych szablonów
- Duży wybór dostępnych integracji
Wady
- Wysoka cena płatnych planów
- Wdrożenie zajmuje trochę czasu
Funkcje
Bitrix24 zaawansowanie ogarnia katalog produktów, podatki i wiele walut. Bez problemu przygotujesz oferty i faktury z różnymi produktami oraz usługami, a potem dopasujesz je do wymogów podatkowych i walutowych klientów z różnych krajów.
Stworzysz w nim też niestandardowe dokumenty i własne szablony skrojone pod firmę. Bitrix24 przyjmuje płatności online przez popularne bramki, jak PayPal, Stripe czy Braintree, więc kartą płatniczą klient zapłaci od ręki.
To narzędzie najlepiej gra w większych firmach, które potrzebują rozbudowanych funkcji do tworzenia ofert handlowych. Prowadzisz mały albo średni biznes? Prościej pójdzie Ci z innym programem do sporządzania ofert, choćby Firmao czy Sccot.
Bitrix24 ma darmowy plan dla nieograniczonej liczby użytkowników. Płatne pakiety startują od 249 zł miesięcznie (199 zł przy rozliczeniu rocznym) w planie Basic do 5 osób. Wyżej są Standard (499 zł, do 50 osób) i Professional (999 zł, do 100 osób). Co ważne, w ramach limitu planu płacisz stałą kwotę niezależnie od liczby osób.
Better Proposals to bardzo prosty program do tworzenia ofert handlowych, który realnie pomaga w sprzedaży. Ładne, spersonalizowane dokumenty składasz intuicyjnym kreatorem „przeciągnij i upuść”, więc na początek to strzał w dziesiątkę.
Zalety
- Prosty w użyciu kreator ofert
- Świetna obsługa i wsparcie
- Integracje z systemami CRM
- Wbudowane automatyzacje
Wady
- Limity ofert w tańszych planach
- Brak integracji Zapier w planie Starter
Funkcje
Better Proposals pozwala szybko tworzyć oferty handlowe dzięki prostemu interfejsowi i gotowym szablonom. Do wyboru masz ponad 250 profesjonalnych wzorów, które przerobisz pod swoje potrzeby.
W kreatorze wrzucisz tekst, zdjęcia, filmy, a nawet podpisy elektroniczne, więc dokument powstaje sprawnie. Dorzucisz logo firmy i ustawisz kolory oraz układ, żeby oferta wyglądała profesjonalnie. Taka dopracowana oprawa graficzna naprawdę robi różnicę.
Ciekawie wypada dodawanie interaktywnych elementów, choćby kalkulatorów kosztów. Klient sam sobie policzy warianty, a przy okazji bardziej się wciąga.
Program łączy się z popularnymi systemami CRM, jak ActiveCampaign, HubSpot czy Pipedrive, a także z Zapierem, Slackiem i Stripe. Dba przy tym o bezpieczeństwo danych i szyfruje dokumenty, więc nie wpadną w niepowołane ręce.
Ceny startują od 13 dolarów miesięcznie za użytkownika w planie Starter (limit 10 ofert na miesiąc). Premium za 21 dolarów daje 50 ofert, integracje z CRM i własną domenę, a Enterprise za 42 dolary zdejmuje limit wysyłek. Narzędzie sprawdzisz za darmo przez 14 dni.
Dlaczego warto korzystać z programu do ofertowania?
Można zapytać: po co mi osobny program, skoro ofertę zrobię w Wordzie? Sam kiedyś tak pracowałem i wiem, jak to się kończy. Dobry program ogarnia cały proces od zapytania po podpisaną ofertę, a nie tylko sam wygląd dokumentu. Programy do ofertowania automatyzują przy tym powtarzalne czynności i potrafią oszczędzić do 80% czasu na sporządzanie ofert.
Po pierwsze, wszystko chodzi w trybie on-line. Do ofert masz dostęp z każdego miejsca, wystarczy przeglądarka. Nie musisz szukać pliku na jednym komputerze ani przerzucać go sobie mailem między urządzeniami.
Po drugie, robotę robią szablony. Zamiast składać wszystko od zera, korzystasz z gotowego wzoru do tworzenia profesjonalnych ofert handlowych i dopisujesz tylko konkret. Programy tworzą spójne wizualnie dokumenty z użyciem szablonów graficznych, więc nawet przy dużej skali działalności trzymasz 100% równego standardu ofert. Warto przy tym trzymać się języka korzyści, bo klienta interesuje przede wszystkim to, co z tego będzie miał. A że wszyscy jesteśmy wzrokowcami, ładna oprawa potrafi przechylić szalę, a atrakcyjna oferta bywa, że zwiększa sprzedaż nawet o 25%.
Po trzecie, w wielu programach oferta to dopiero początek. Z jednego miejsca ogarniesz też zamówienia, wystawianie faktur oraz generowanie kolejnych dokumentów. Do oferty dorzucisz warunki dostawy albo termin realizacji, więc klient od razu ma komplet informacji. Wbudowany CRM monitoruje ścieżkę zakupową klienta, a wgląd w realną aktywność ofertową pozwala precyzyjniej prognozować wyniki sprzedaży.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do ofertowania?
Zanim zdecydujesz się na konkretne narzędzie, sprawdź kilka rzeczy. Najpierw jego funkcjonalności, bo za bardzo rozbudowane funkcjonalności zwykle płaci się więcej, a nie każdemu są one do szczęścia potrzebne. Wypisz sobie, co musisz mieć, a co jest tylko miłym dodatkiem.
Druga sprawa to bezpieczeństwo. Sprawdź, gdzie dane przechowywane są przez dostawcę i czy trzyma je w najwyższej klasie bezpieczeństwa, zgodnie z RODO. To istotne zwłaszcza wtedy, gdy w systemie spotykają się dane twoich pracowników i klientów.
Zwróć też uwagę na rozliczenia. Część programów pozwala płacić w dogodnych cyklach np. co miesiąc lub co rok, a dłuższy abonament wychodzi taniej. Dobrze, jeśli już po założeniu konta możesz od razu przetestować narzędzie, bez kosztownych wdrożeń i długiej konfiguracji.
Na koniec drobiazg, który potrafi sporo zmienić: jeśli pracujesz z klientami z zagranicy, przyda się możliwość tworzenia ofert w różnych językach.
Najczęściej zadawane pytania
Na koniec kilka krótkich odpowiedzi na pytania, które najczęściej słyszę od osób szukających dobrego programu do ofertowania.
Jaki jest najlepszy program do tworzenia ofert?
Najlepszy program do ofertowania to Firmao. Ma prosty interfejs, szybkie tworzenie ofert z szablonów, masową wysyłkę e-mail oraz wbudowany CRM i ERP. Dzięki temu łatwe zarządzanie ofertami wychodzi nawet bez specjalistycznej wiedzy technicznej.
Jaki jest najprostszy program do ofertowania?
Najprostszy program do tworzenia ofert to PandaDoc. Dokumenty składasz metodą „przeciągnij i upuść”, masz bogatą bibliotekę szablonów i integracje z systemami CRM, a powiadomienia w czasie rzeczywistym mówią, co dzieje się z ofertą. Profesjonalny, spersonalizowany dokument przygotujesz szybko i wygodnie.
Jaki jest najlepszy darmowy program do ofertowania?
Najlepszy darmowy program do ofertowania to Bitrix24. Bezpłatny plan obejmuje tworzenie ofert, faktury, obsługę płatności online i narzędzia CRM, w dodatku bez limitu użytkowników. Jeśli zależy Ci głównie na samym ofertowaniu, darmowy plan na start ma też Sccot, a PandaDoc daje bezpłatny pakiet z e-podpisami.
